Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu

Phương pháp thẻ song song được mô tả là phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán. Ưu điểm chính là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, giúp phát hiện sai sót và quản lý chặt chẽ biến động số lượng và giá trị vật liệu. Tuy nhiên, nhược điểm đáng kể là việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán trùng lặp, gây tốn nhiều công sức, đặc biệt khi có nhiều chủng loại vật liệu và hoạt động nhập xuất thường xuyên. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng làm hạn chế chức năng của kế toán. Do đó, phương pháp này phù hợp hơn cho các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, nghiệp vụ nhập xuất ít và trình độ kế toán còn hạn chế.

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được trình bày như một lựa chọn khác. Tại kho, thủ kho ghi chép trên thẻ kho tương tự như phương pháp thẻ song song. Ở phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho mỗi tháng một lần. Số liệu được lấy từ bảng kê nhập, xuất do thủ kho gửi lên. Nhược điểm là việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, kiểm tra đối chiếu chỉ thực hiện cuối tháng, hạn chế khả năng kiểm soát. Tuy nhiên, phương pháp này thích hợp cho doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không có nhân viên kế toán vật liệu riêng, hoặc trình độ kế toán hạn chế. Ưu điểm là tránh trùng lắp ghi chép, giảm khối lượng công việc, và cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ công tác quản lý.

Phương pháp sổ số dư được đề cập như một phương pháp khác. Thủ kho sẽ phân loại nguyên vật liệu theo từng nhóm, lập phiếu giao nhận chứng từ, kèm theo phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng, thủ kho ghi số lượng vật liệu tồn kho vào sổ số dư. Kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Phương pháp này phức tạp, tốn nhiều công sức, nhưng thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên, có hệ thống danh mục vật liệu tốt, sử dụng giá hạch toán, và trình độ quản lý, kế toán cao.

Để quản lý chặt chẽ, cần phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất do đa dạng chủng loại và tính chất. Việc đánh giá vật tư thường dựa trên giá hạch toán đối với doanh nghiệp quy mô lớn để tiết kiệm chi phí. Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng, được sử dụng thống nhất và có thể là giá kế hoạch. Cuối kỳ, giá hạch toán được điều chỉnh theo giá thực tế để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán tổng hợp và báo cáo.

Công ty cổ phần Thép Việt Nhật sử dụng phần mềm kế toán ESOFT, giúp giảm thiểu công việc ghi chép thủ công, tăng năng suất và tiết kiệm chi phí. Việc áp dụng phần mềm này cho phép nhiều người sử dụng đồng thời trên mạng, đảm bảo tính bảo mật cao. Về phương pháp kế toán, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu. Phương pháp này cho phép theo dõi, kiểm tra hàng tồn kho liên tục, kịp thời, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, giúp quản lý, theo dõi và kiểm tra nguyên vật liệu chính xác, kịp thời. Tác giả đánh giá cao việc lựa chọn phương pháp này.

Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu được nhấn mạnh là yếu tố sống còn trong cạnh tranh thị trường. Công ty tính toán mức tiêu hao nguyên vật liệu chi tiết cho từng loại, giúp cung cấp nguyên vật liệu nhanh chóng khi có yêu cầu. Việc áp dụng phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu phong phú, đa dạng của công ty, cho phép theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn, góp phần vào hiệu quả quản lý nguyên vật liệu.

Công ty hiện có 4 kho để lưu trữ và bảo quản nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do số lượng nguyên vật liệu rất lớn, trong nhiều thời điểm, 4 kho không đủ để chứa hết, dẫn đến việc phải để nguyên vật liệu ngoài trời. Điều này tiềm ẩn rủi ro về chất lượng nguyên vật liệu do ảnh hưởng của thời tiết (mưa, gió), gây giảm giá trị và chất lượng sản phẩm. Đây là một hạn chế đáng kể cần được giải quyết.

Luận văn chỉ ra rằng bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Thép Việt Nhật hiện tại có quá nhiều phòng ban, chức năng nhiệm vụ chưa rõ ràng, gây chồng chéo và giảm hiệu quả quản lý. Đề xuất cần thiết phải phân chia lại nhiệm vụ các phòng ban để tăng hiệu quả quản lý và nâng cao sức cạnh tranh. Về phần mềm kế toán, mặc dù công ty đã sử dụng phần mềm ESOFT, nhưng luận văn không đề cập đến bất kỳ đề xuất cải tiến nào liên quan đến phần mềm này.

Để đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và đáp ứng kịp thời nhu cầu, luận văn đề xuất xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý. Điều này giúp nguyên vật liệu vừa đủ, tránh tình trạng ứ đọng vốn. Bên cạnh đó, cần xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ sử dụng, bảo quản, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Việc hạch toán nguyên vật liệu, phế phẩm cần được coi trọng, đặc biệt là việc thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm để nâng cao hiệu quả kinh tế và tiết kiệm chi phí. Đây là một trong những nguyên tắc tiết kiệm quan trọng trong quản lý.

Một trong những hạn chế đáng kể được nêu ra là hệ thống kho bãi của công ty chỉ có 4 kho, không đủ để chứa lượng nguyên vật liệu lớn, dẫn đến việc phải để nguyên vật liệu ngoài trời, gây ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị nguyên vật liệu. Luận văn đề xuất cần cải thiện hệ thống kho bãi để bảo quản nguyên vật liệu tốt hơn, giảm thiểu rủi ro do tác động của thời tiết. Việc đầu tư vào cơ sở vật chất này là cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất.

Công ty cổ phần Thép Việt Nhật là một doanh nghiệp cổ phần hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thép, có hơn 10 năm kinh nghiệm. Công ty áp dụng công nghệ và kinh nghiệm sản xuất thép của Nhật Bản, một quốc gia hàng đầu trong ngành này. Với quy mô sản xuất lớn, công ty có chất lượng sản phẩm tốt và đã tạo dựng được uy tín với khách hàng và nhà cung cấp. Mặc dù thành lập trong bối cảnh thị trường thép biến động mạnh và cạnh tranh gay gắt, công ty vẫn đạt được những thành tựu khả quan. Công ty tự hào là nhà cung cấp chính cho nhiều công trình lớn của quốc gia, như cầu Thanh Trì, cầu Vĩnh Tuy, cầu Bính, Trung tâm Hội nghị Quốc gia, đường cao tốc Hà Nội – Lào Cai, Hà Nội – Thái Nguyên, và đặc biệt là nhà cung cấp thép độc quyền cho tòa nhà KeangNam Landmark Tower. Công ty cũng được đánh giá cao về bảo hộ lao động và chăm sóc sức khỏe người lao động.

Công ty có ban giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về chiến lược phát triển và kết quả kinh doanh. Phòng tổng hợp phụ trách tổ chức nhân sự, quản lý lương thưởng, bảo hiểm, quản trị văn phòng và kho bãi. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung tại phòng kế toán, gồm 7 nhân viên: Trưởng phòng Kế toán, Kế toán tiền lương và BHXH, Kế toán vật tư và theo dõi các đại lý, và Kế toán thanh toán. Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung, được xem là đơn giản và phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt khi kết hợp với kế toán máy tính để đảm bảo tính chính xác và khoa học.