Kế toán nguyên vật liệu: Quản lý hiệu quả

Đoạn văn đề cập đến ảnh hưởng tiêu cực của khủng hoảng kinh tế toàn cầu và lạm phát cao (đạt trên 18% vào năm 2011) lên nền kinh tế Việt Nam trong giai đoạn 2010-2013, dẫn đến tình trạng phá sản của hơn 50.000 doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, việc quản lý và kế toán nguyên vật liệu (NVL) trở nên cực kỳ quan trọng. Chi phí NVL và công cụ dụng cụ (CCDC) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, vì vậy, việc quản lý hiệu quả NVL không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm mà còn góp phần quan trọng trong việc đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong thời kỳ khó khăn. Quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện tiên quyết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận. Giảm tiêu hao NVL và CCDC cũng là cơ sở để tăng sản phẩm mới cho xã hội và tiết kiệm nguồn tài nguyên. Do đó, việc hạch toán chính xác và kịp thời các hoạt động liên quan đến NVL và CCDC là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và giá trị của nó chuyển dịch hoàn toàn vào giá thành sản phẩm. Vật liệu, dưới tác động của lao động, bị tiêu hao hoàn toàn hoặc biến đổi hình thái để cấu thành nên sản phẩm. Do vai trò quan trọng này, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ NVL. Mục tiêu là ngăn ngừa hao hụt, mất mát, lãng phí, góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tiết kiệm vốn. Việc quản lý chặt chẽ NVL và CCDC ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Quản lý tốt NVL và CCDC giúp kế toán nắm bắt chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của từng loại vật liệu, từ đó có thể tính toán, kiểm tra, giám sát và đôn đốc tình hình thu mua, dự trữ, tiêu hao, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề thừa thiếu, ứ đọng, kém chất lượng. Điều này giúp ngăn ngừa lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ khâu thu mua nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC). Việc xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL và CCDC là rất cần thiết để tránh nhầm lẫn trong quản lý và hạch toán. Hệ thống này phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với quy cách, chủng loại của từng loại NVL và CCDC. NVL và CCDC mua vào phải đáp ứng đầy đủ về số lượng, chất lượng và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp cần tổ chức kho hàng bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo để đảm bảo số lượng, chủng loại, chất lượng và giá cả hợp lý, nhằm hạ thấp chi phí NVL và CCDC đưa vào sản xuất kinh doanh, góp phần quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Việc kiểm tra, giám sát và đôn đốc tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao, phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng thừa thiếu, ứ đọng, kém chất lượng là rất cần thiết để ngăn ngừa lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Doanh nghiệp cần xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu của NVL và CCDC dựa trên yêu cầu của hoạt động sản xuất để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Để quản lý dự trữ hiệu quả, cần áp dụng đúng đắn và đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, mở các sổ kế toán, thẻ kế toán vật liệu và CCDC theo đúng chế độ và phương pháp quy định. Việc xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL và CCDC là cần thiết để tránh dự trữ quá nhiều hoặc quá ít, ảnh hưởng đến kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính. Hệ thống kho cần được tổ chức hợp lý để đảm bảo an toàn và chất lượng NVL và CCDC, tránh thất thoát, hư hỏng, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Mục tiêu là duy trì mức độ NVL và CCDC ở mức hợp lý, đáp ứng nhu cầu sản xuất mà không gây lãng phí.

Do chi phí NVL và CCDC chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh, việc sử dụng NVL và CCDC đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại và phát huy tối đa hiệu quả là rất quan trọng. Sử dụng NVL và CCDC tiết kiệm, hợp lý, đảm bảo đúng định mức và đúng quy trình sản xuất kinh doanh nhằm giảm bớt chi phí trong giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp cần nghiên cứu lập dự toán chi phí để xác định mức tiêu hao thấp nhất và phân bổ hợp lý giá trị NVL và CCDC sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, cần tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho NVL và CCDC; tính giá thực tế của NVL và CCDC đã mua; và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn,… nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ NVL và CCDC cho quá trình sản xuất kinh doanh.

Tài liệu phân loại nguyên vật liệu (NVL) thành hai loại chính: NVL chính và NVL phụ. NVL chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Loại vật liệu này khác nhau tùy thuộc vào từng ngành nghề sản xuất cụ thể (ví dụ: sắt, thép trong cơ khí; bột mì, bột nở trong sản xuất bánh). Một điểm đáng chú ý là sản phẩm của một doanh nghiệp có thể trở thành NVL chính của doanh nghiệp khác, làm cho khái niệm NVL chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ không có khái niệm NVL chính, phụ. NVL chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục quá trình sản xuất. NVL phụ là những loại vật liệu không cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm nhưng hỗ trợ hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường (ví dụ: dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, giẻ lau...). Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp, từng loại NVL có thể được chia thành từng nhóm nhỏ hơn. Việc phân loại này giúp đánh giá hiệu quả sử dụng NVL và phản ánh nhanh chóng, chính xác số liệu hiện có và tình hình biến động của nguồn vốn kinh doanh. Tuy nhiên, cách phân loại này có thể không phản ánh chi tiết từng loại nguyên vật liệu cụ thể.

Đối với hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC), tài liệu trình bày hai phương pháp chính: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở Việt Nam do độ chính xác cao và cung cấp thông tin kịp thời. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán thì phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi thường xuyên, liên tục biến động của vật tư, sản phẩm, hàng hóa mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ. Việc xác định giá trị NVL, CCDC xuất dùng không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà dựa vào giá trị thực tế tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Vì vậy, trên tài khoản không thể hiện rõ giá trị NVL, CCDC xuất dùng cho từng đối tượng hay nhu cầu khác nhau. Giá trị NVL, CCDC nhập kho, xuất kho được theo dõi trên tài khoản 611. Sự lựa chọn giữa hai phương pháp này phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp.

Nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thường được nhập kho thường xuyên và từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến giá thực tế của từng lần nhập không giống nhau. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế hoặc trực tiếp trên thuế GTGT và doanh nghiệp không chịu thuế GTGT, giá thực tế nhập kho càng khác nhau. Vì vậy, kế toán phải tính toán xác định giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp đã đăng ký và đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Tài liệu đề cập đến các phương pháp tính giá thực tế xuất kho, bao gồm phương pháp giá trung bình, phương pháp FIFO, LIFO, và phương pháp giá hạch toán. Mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với điều kiện của mình và đảm bảo tính nhất quán trong các niên độ kế toán. Việc lựa chọn phương pháp tính giá cũng cần được công khai trên báo cáo tài chính để thuận tiện cho việc kiểm tra, đánh giá.

Công ty Cổ phần Lai dắt và Vận tải Cảng Hải Phòng cho thấy những điểm tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC). Công tác xây dựng kế hoạch thu mua NVL và CCDC được thực hiện khá tốt, đảm bảo cung cấp vật tư đúng đủ, kịp thời với số lượng lớn và chủng loại đa dạng. Phòng kế toán được tổ chức gọn nhẹ, đáp ứng kịp thời các yêu cầu về tài chính với thông tin chính xác và nhanh chóng. Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán được vận dụng đúng theo chế độ kế toán và biểu mẫu của Bộ Tài chính, phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tồn kho, cho phép theo dõi liên tục tình hình biến động vật tư. Số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, trung thực. Định mức NVL và CCDC được xây dựng khoa học và áp dụng nghiêm ngặt. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán chưa được tối ưu, dẫn đến khối lượng công việc thủ công lớn, tốn nhiều thời gian và nhân công. Hệ thống sổ sách hiện tại chưa đủ khoa học và chưa phản ánh đầy đủ đặc điểm công dụng của từng loại vật tư. Việc tính toán chi phí nguyên vật liệu bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến sai sót.

Để hoàn thiện công tác kế toán NVL và CCDC, công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán của Nhà nước. Việc lựa chọn hình thức và phương pháp kế toán cần phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và công tác quản lý của công ty, tránh áp dụng cứng nhắc. Một trong những đề xuất quan trọng là hoàn thiện việc lập sổ danh điểm NVL và CCDC. Do công ty sử dụng khối lượng NVL và CCDC rất lớn và đa dạng, việc xây dựng hệ thống danh điểm thống nhất toàn công ty sẽ giúp tránh nhầm lẫn, thiếu sót và thống nhất giữa thủ kho và kế toán. Sổ danh điểm cũng hỗ trợ việc cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán (nếu được áp dụng) và giúp quản lý NVL và CCDC chặt chẽ hơn, thống nhất và khoa học hơn. Một vấn đề khác cần được giải quyết là việc hạch toán chi phí công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng kéo dài nhiều kỳ kinh doanh. Hiện tại, chi phí của một số công cụ dụng cụ được hạch toán toàn bộ trong kỳ xuất dùng, dẫn đến thiếu chính xác trong tính toán chi phí của các kỳ kinh doanh sau. Cuối cùng, cần hoàn thiện bảng kê xuất kho chi tiết NVL và CCDC để giảm thiểu sai sót trong tính toán chi phí và báo cáo tài chính, đồng thời ứng dụng phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả quản lý.

Do tình hình giá cả các mặt hàng NVL và CCDC biến động bất thường, đặc biệt là nhiên liệu xăng dầu, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết. Điều này giúp đề phòng những tổn thất do giảm giá hàng tồn kho gây ra và hạn chế những đột biến do biến động giá cả thị trường. Công ty nên mở tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” theo Thông tư số 228/2009/TT-BTC của Bộ Tài chính để quản lý rủi ro này một cách hiệu quả hơn. Đây là một biện pháp quản trị rủi ro quan trọng giúp đảm bảo tính chính xác và ổn định của báo cáo tài chính.