Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền

Phần này làm rõ khái niệm vốn bằng tiền, nhấn mạnh vai trò thiết yếu của nó trong hoạt động kinh doanh. Vốn bằng tiền, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển, được định nghĩa là bộ phận của tài sản lưu động, có tính thanh khoản cao nhất, đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp. Quản lý hiệu quả vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp hoàn thành quá trình sản xuất kinh doanh, tối ưu hóa đầu tư và chi tiêu. Hệ thống kế toán vốn bằng tiền cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về thực trạng, cơ cấu vốn, nguồn thu, chi tiêu, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn. Việc kiểm tra chứng từ, sổ sách liên quan đến lưu chuyển tiền tệ giúp đánh giá hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. Sự phát triển của hệ thống kế toán Việt Nam trong những năm gần đây, nhất là trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, cũng được đề cập đến, nhấn mạnh tầm quan trọng của số liệu kế toán trong việc hoạch định chính sách kinh tế và xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Nội dung này trình bày cách phân loại vốn bằng tiền dựa trên trạng thái và hình thức tồn tại. Theo trạng thái, vốn bằng tiền gồm tiền mặt tại quỹ (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý…) và tiền đang chuyển (tiền đã nộp ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo có hoặc tiền chuyển qua bưu điện chưa nhận được xác nhận). Theo hình thức, vốn bằng tiền chia thành tiền Việt Nam (tiền phù hiệu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành) và ngoại tệ (ví dụ USD, EURO, JPY…). Vàng bạc, kim khí quý, đá quý cũng được xem xét như một phần của vốn bằng tiền, nhưng khả năng thanh khoản thấp hơn, chủ yếu dùng để cất trữ. Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng).

Phần này nêu rõ các nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ. Đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VND), trừ trường hợp được phép sử dụng đơn vị tiền tệ thông dụng khác. Kế toán cần phản ánh kịp thời biến động và số dư của từng loại vốn bằng tiền, khóa sổ kế toán tiền mặt cuối mỗi ngày để đối chiếu với thủ quỹ. Việc so sánh, đối chiếu thường xuyên số liệu kế toán với sổ quỹ và sổ phụ ngân hàng giúp phát hiện kịp thời sự thừa, thiếu vốn và đề xuất biện pháp xử lý. Hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ đầy đủ các quy tắc và chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành.

Phần này đề cập đến việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp, bao gồm kế toán tiền mặt tại quỹ và kế toán tiền đang chuyển. Kế toán tiền mặt tại quỹ sử dụng chứng từ để theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền. Kế toán tiền đang chuyển theo dõi các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc chuyển qua bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo có. Việc đối chiếu thường xuyên các khoản tiền giao dịch nội bộ qua ngân hàng rất quan trọng để phát hiện sai lệch kịp thời. Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động, và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, tuân thủ đúng quy định về các loại sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi chép.

Phần này mô tả hai hình thức kế toán: nhật ký chung (NKC) và kế toán trên máy tính. Đặc trưng của NKC là tất cả nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó lấy số liệu ghi vào Sổ Cái. Kế toán trên máy tính sử dụng phần mềm kế toán, có thể thiết kế theo nguyên tắc của một hoặc kết hợp nhiều hình thức kế toán. Phần mềm kế toán cần in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định, mặc dù không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán thủ công. Nó cho phép kết hợp chặt chẽ việc ghi chép nghiệp vụ theo thời gian với việc hệ thống hóa nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản), kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết.

Công ty TNHH Việt Trường được thành lập năm 2001, trụ sở và cơ sở sản xuất tại Cụm công nghiệp Vĩnh Niệm, Hải Phòng, với diện tích khoảng 5.000m². Ngành nghề kinh doanh chính là chế biến thủy hải sản xuất khẩu. Mặc dù còn trẻ, công ty đã khẳng định được vị thế trên thị trường trong nước và quốc tế nhờ sự nỗ lực của ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp quy mô kinh doanh, với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao. Công ty có các phòng ban chính gồm: Phòng kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng tổ chức nhân sự và Phòng sản xuất, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng riêng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hiệu quả. Đặc biệt, Phòng kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động và lập báo cáo kế toán định kỳ.

Kế toán vốn bằng tiền của Công ty TNHH Việt Trường bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và hầu như không sử dụng tài khoản tiền đang chuyển. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Số liệu kế toán được cập nhật hàng ngày, từ chứng từ gốc đến sổ sách, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa tối ưu hóa việc sử dụng công nghệ thông tin trong kế toán. Mặc dù đã sử dụng máy tính để lưu trữ số liệu (Word, Excel), công ty chưa ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp, dẫn đến việc ghi chép, tổng hợp số liệu còn tốn nhiều thời gian và công sức. Việc kiểm kê quỹ định kỳ cũng chưa được thực hiện thường xuyên, đây là một điểm yếu cần cải thiện. Hệ thống tài khoản được áp dụng tuân thủ quy định, ghi chép chi tiết cho từng loại tiền, giúp ban lãnh đạo nắm bắt thông tin cụ thể.

Nhìn chung, hệ thống kế toán vốn bằng tiền của Công ty TNHH Việt Trường tương đối hoàn chỉnh và khoa học, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Tuy nhiên, việc chưa ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp và thiếu sự chú trọng đến việc kiểm kê quỹ định kỳ là những hạn chế cần được khắc phục. Ngoài ra, việc chỉ sử dụng tài khoản 1122 - "Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ" mà chưa sử dụng tài khoản 1112 - "Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ" gây khó khăn trong việc quản lý ngoại tệ, dẫn đến lãng phí thời gian và nhân công. Luận văn đề cập đến việc hạch toán ngoại tệ cần quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế do Ngân hàng Nhà nước công bố. Kết quả kiểm kê quỹ cần được phản ánh trên biên bản có chữ ký của nhân viên kiểm kê và người quản lý tài sản, sau đó gửi đến phòng kế toán để đối chiếu với số liệu kế toán.

Đề xuất đầu tiên tập trung vào việc tăng cường công tác kiểm kê quỹ. Hiện trạng cho thấy hoạt động kiểm kê quỹ định kỳ tại công ty chưa được coi trọng, trong khi đó, tiền mặt là tài sản trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán và hiệu quả sử dụng vốn. Việc kiểm kê thường xuyên giúp giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền và ngăn ngừa gian lận tài chính. Đề xuất cụ thể là tiến hành kiểm kê quỹ hàng ngày với trình tự rõ ràng: trước khi kiểm kê, thủ trưởng đơn vị thành lập ban kiểm kê, kế toán hoàn thành ghi sổ nghiệp vụ và khóa sổ cuối ngày. Sau khi kiểm kê, kết quả được phản ánh trên biên bản có chữ ký của nhân viên kiểm kê và người quản lý tài sản, gửi đến phòng kế toán để đối chiếu với số liệu kế toán, xử lý các khoản chênh lệch nếu có.

Đề xuất thứ hai đề cập đến việc ứng dụng phần mềm kế toán máy tính. Hiện nay, công ty chỉ sử dụng phần mềm văn phòng thông thường như Word và Excel, chưa tận dụng hết tiềm năng của công nghệ thông tin trong kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp, ví dụ như MISA SME.NET 2012 hay Fast Accounting phiên bản 2013, sẽ giúp xử lý số liệu nhanh chóng, chính xác, lưu giữ nhiều thông tin và truy cập dữ liệu tốc độ cao. Điều này sẽ đẩy nhanh tiến độ công việc, giảm khối lượng công việc ghi chép thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán. Phần mềm kế toán MISA được thiết kế dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng nhu cầu quản lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà không cần đầu tư nhiều chi phí hay kiến thức chuyên sâu về tin học.

Đề xuất cuối cùng liên quan đến việc quản lý ngoại tệ. Hiện công ty chỉ sử dụng tài khoản 1122 - "Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ", chưa sử dụng tài khoản 1112 - "Tiền mặt tại quỹ bằng ngoại tệ". Điều này gây khó khăn trong việc xử lý giao dịch bằng ngoại tệ, dẫn đến lãng phí thời gian và nhân công. Đề xuất bổ sung tài khoản 1112 giúp thuận tiện cho hoạt động kinh doanh. Việc hạch toán ngoại tệ cần quy đổi ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức (nếu được chấp thuận) theo tỷ giá giao dịch thực tế do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Đối với các tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu và nợ phải trả có nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, cần ghi sổ kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. Cuối năm, đánh giá lại các tài khoản tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố.