Kế toán vốn bằng tiền: Nghiên cứu tại KIHIN

Phần này định nghĩa vốn bằng tiền trong bối cảnh kinh tế hiện đại, không chỉ đơn thuần là tiền mặt hay tiền giấy mà bao gồm cả các hình thức khác như séc, tiền gửi ngân hàng, và thanh toán điện tử, miễn là chúng có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt. Vốn bằng tiền được hiểu là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực mà doanh nghiệp sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là một loại tài sản thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Tầm quan trọng của vốn bằng tiền được nhấn mạnh thông qua vai trò của nó trong việc đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ, mua sắm vật tư, hàng hóa, cũng như là kết quả của việc mua bán và thu hồi công nợ. Thiếu vốn sẽ kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp, do đó quản lý hiệu quả vốn bằng tiền là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển bền vững.

Theo hình thái tài sản, vốn bằng tiền của doanh nghiệp được phân loại. Một loại là tiền Việt Nam đồng, loại giấy bạc chính thức do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính trong mọi hoạt động kinh doanh. Ngoài ra còn có các loại ngoại tệ, được sử dụng trong giao dịch quốc tế, đòi hỏi việc quản lý tỷ giá hối đoái để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. Việc theo dõi, quản lý cả tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ là cần thiết để phản ánh toàn diện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đặc biệt, cần chú trọng đến việc kiểm kê quỹ tiền mặt kịp thời và chính xác để đảm bảo an toàn và minh bạch trong quản lý vốn.

Nguyên tắc tiền tệ thống nhất trong hạch toán kế toán vốn bằng tiền yêu cầu phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất, trong trường hợp này là đồng Việt Nam, để phản ánh tổng hợp tất cả các loại vốn bằng tiền. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, đồng thời vẫn cần theo dõi song song bằng nguyên tệ ban đầu. Điều này đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng so sánh, phân tích số liệu tài chính. Việc quy đổi tỷ giá cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Mục đích của nguyên tắc này là tạo ra sự thống nhất trong hệ thống kế toán, giúp cho việc quản lý và báo cáo tài chính trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.

Nguyên tắc cập nhật nhấn mạnh tính kịp thời và chính xác trong phản ánh số liệu kế toán. Kế toán phải phản ánh chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi của tất cả các loại tiền, bao gồm cả tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các loại ngoại tệ. Việc mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ, cả theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, là rất quan trọng. Ngoài ra, đối với vàng bạc, đá quý, cần theo dõi cả số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất và kích thước. Nguyên tắc này đảm bảo rằng các báo cáo tài chính luôn cập nhật và phản ánh đúng tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp tại mọi thời điểm, hỗ trợ quá trình ra quyết định của ban quản lý.

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hạch toán vốn bằng tiền. Mọi giao dịch nhập quỹ và xuất quỹ đều phải có đầy đủ chứng từ, bao gồm phiếu thu, phiếu chi, được ký xác nhận bởi người nhận, người giao và người có thẩm quyền. Các chứng từ này làm căn cứ để ghi chép kế toán, xác định trách nhiệm vật chất của các bên liên quan, và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau này. Việc sử dụng chứng từ đầy đủ và chính xác là bảo đảm cho tính trung thực, hợp lý và dễ hiểu của số liệu kế toán, từ đó hỗ trợ việc quản lý và ra quyết định của doanh nghiệp hiệu quả hơn. Các chứng từ cần được lưu trữ và quản lý cẩn thận theo một hệ thống thống nhất.

Xác định tỷ giá giao dịch thực tế là rất quan trọng trong hạch toán kế toán vốn bằng tiền khi có giao dịch ngoại tệ. Tỷ giá này phụ thuộc vào loại giao dịch. Đối với nợ phải trả, tỷ giá là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại tại thời điểm giao dịch dự kiến. Với các giao dịch mua sắm tài sản hoặc thanh toán phí bằng ngoại tệ, tỷ giá là tỷ giá mua của ngân hàng. Khi góp vốn hoặc nhận vốn góp, tỷ giá là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản tại ngày góp vốn. Đối với nợ phải thu, tỷ giá là tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán. Trong trường hợp mua bán ngoại tệ, tỷ giá là tỷ giá được ký kết trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và ngân hàng. Nếu hợp đồng không quy định tỷ giá, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán để ghi nhận tỷ giá phù hợp.

Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ KIHIN, với mã số thuế 0201618325 và số điện thoại 02253.292828, do ông Phạm Văn Hùng làm người đại diện, hoạt động chính trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị thể dục thể thao, văn phòng phẩm và đồ dùng gia đình. Sau 3 năm hoạt động, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, thể hiện sự phát triển bền vững. Tuy nhiên, sự phát triển này cũng diễn ra trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường thương mại và dịch vụ. Sự đoàn kết của ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên được xem là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của công ty. Khóa luận tập trung phân tích thực trạng quản lý kế toán vốn bằng tiền tại công ty này để tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất giải pháp cải thiện.

Về quản lý vốn bằng tiền, công ty thực hiện khá tốt việc quản lý chặt chẽ, thông tin kịp thời và chính xác các nghiệp vụ thu, chi, tồn quỹ vào sổ sách theo đúng quy định. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn tốt, được đào tạo thường xuyên và có khả năng vận dụng linh hoạt lý thuyết vào thực tiễn. Tuy nhiên, công ty vẫn còn một số hạn chế. Chưa có định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể và kế hoạch thanh toán công nợ thống nhất dẫn đến tình trạng số tiền mặt trong quỹ không ổn định, gây khó khăn trong chi tiêu và có thể gây ứ đọng vốn. Việc này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán, chỉ sử dụng phần mềm Excel, gây khó khăn cho việc quản lý, báo cáo và phân tích số liệu.

Về hạch toán kế toán, các thủ tục chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền được thực hiện đầy đủ, cẩn thận và đảm bảo số liệu phản ánh trung thực, hợp lý. Chứng từ được lưu trữ và đóng quyển theo thứ tự, thuận lợi cho kiểm tra. Hệ thống báo cáo được xây dựng đầy đủ và kịp thời. Tuy nhiên, tổ chức luân chuyển chứng từ chưa có quy định cụ thể, thiếu sổ sách giao nhận, dẫn đến việc tập hợp số liệu và chứng từ còn chậm, dễ gây mất mát và ảnh hưởng đến tốc độ ra quyết định của ban quản lý. Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, thực hiện đúng quy định nhưng việc chưa ứng dụng phần mềm kế toán làm giảm hiệu quả công việc và khả năng phát hiện sai sót kịp thời.

Công ty chú trọng công tác đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán, tạo nên đội ngũ nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm cao. Nhờ vậy, công tác kế toán vốn bằng tiền đã đáp ứng được yêu cầu về tính thống nhất, trung thực, hợp lý và rõ ràng của số liệu. Tuy nhiên, việc chưa có định mức tiền mặt cụ thể và kế hoạch thanh toán công nợ dẫn đến tình trạng tiền mặt trong quỹ không ổn định, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc thiếu phần mềm kế toán cũng là một điểm yếu cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

Hiện tại, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ KIHIN chưa có định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể và kế hoạch thanh toán công nợ thống nhất. Điều này dẫn đến tình trạng số tiền mặt trong quỹ không ổn định, lúc nhiều lúc ít, gây khó khăn cho việc chi tiêu phục vụ sản xuất kinh doanh và có thể gây ứ đọng vốn, làm chậm vòng quay vốn. Để khắc phục, công ty cần thiết lập một định mức tiền mặt tồn quỹ hợp lý, dựa trên phân tích nhu cầu chi tiêu và dự báo doanh thu. Bên cạnh đó, cần xây dựng kế hoạch thanh toán công nợ rõ ràng, đảm bảo dòng tiền ổn định. Việc này sẽ giúp công ty kiểm soát tốt hơn tình hình tài chính, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa vốn không cần thiết.

Công ty cần thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm và đột xuất khi cần) để xác định số tiền thực tế có trong quỹ so với số liệu ghi trên sổ. Việc này giúp phát hiện kịp thời những sai lệch (nếu có), tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở để truy cứu trách nhiệm vật chất, điều chỉnh số liệu kế toán cho chính xác. Kiểm kê cần được thực hiện chi tiết cho từng loại tiền trong quỹ. Qua đó, công ty có thể đánh giá hiệu quả quản lý quỹ và đề ra các biện pháp cải thiện, đảm bảo an toàn và minh bạch trong việc quản lý vốn bằng tiền.

Mặc dù phòng kế toán đã được trang bị đầy đủ máy tính, Công ty KIHIN hiện vẫn chưa sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp, mà chỉ sử dụng phần mềm Excel. Đây là một điểm yếu cần được khắc phục. Việc ứng dụng phần mềm kế toán sẽ giúp tự động hóa các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Phần mềm kế toán sẽ giảm thiểu sai sót, đặc biệt là trong những kỳ kế toán có khối lượng công việc lớn. Công ty có thể tham khảo các phần mềm kế toán hiện có trên thị trường như MISA, Smart Pro, trong đó MISA SME.NET 2017 được đề xuất là phù hợp với quy mô của công ty, với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và giá cả hợp lý.

Chứng từ kế toán rất quan trọng trong quản lý tài chính. Hiện tại, việc luân chuyển chứng từ trong công ty chưa có quy định cụ thể, thiếu sổ sách giao nhận, gây khó khăn trong việc tập hợp số liệu, dễ dẫn đến mất mát và chậm trễ trong việc ra quyết định. Để cải thiện, công ty cần thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng, khoa học, có quy định cụ thể về trách nhiệm của từng người, bộ phận. Cần xây dựng sổ sách giao nhận để theo dõi chặt chẽ quá trình lưu chuyển chứng từ, đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và kịp thời của thông tin. Điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hỗ trợ quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo.