Ngữ pháp thư thương mại: Nghiên cứu cấu trúc văn bản

Phần này tập trung phân tích câu kể (declarative sentences) – loại câu quan trọng nhất trong viết thư kinh doanh. Bài viết nhấn mạnh vào vai trò của câu kể trong việc trình bày sự việc, lập luận, và truyền đạt thông tin một cách khách quan. So sánh cách sử dụng câu kể trong tiếng Anh và tiếng Việt, bài viết chỉ ra rằng câu kể thường xuất hiện với tần suất cao trong thư từ thương mại, đặc biệt khi cần trình bày thông tin một cách rõ ràng và mạch lạc. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng đề cập đến việc sử dụng câu kể phủ định (negative statements) như một chiến lược để tránh sự thẳng thừng, thể hiện thái độ trong thư khiếu nại, làm tăng tính nghiêm trọng của vấn đề và thể hiện sự không hài lòng với đối tác. Ví dụ, câu “Nhà máy đã cô lập các đầu đấu nối nhị thử core số 4 lại để kiểm tra và khẳng định phần nhị thử của cuộn dây này đã bị chạm đất. Chúng không sử dụng được nữa. (= Chúng đã bị hỏng.)” minh họa hiệu quả của câu kể phủ định trong việc nhấn mạnh vấn đề. Việc lựa chọn kiểu câu phù hợp là rất quan trọng trong viết thư kinh doanh hiệu quả.

Phần này phân tích vai trò của câu hỏi (interrogative sentences) trong thư từ thương mại. Bài viết chỉ ra rằng câu hỏi trong thư kinh doanh thường không chỉ đơn thuần là để yêu cầu thông tin mà còn mang hàm ý khác nhau, tùy thuộc vào ngữ cảnh. So sánh giữa tiếng Anh và tiếng Việt, bài viết nhấn mạnh vào sự khác biệt trong cách đặt câu hỏi và hàm ý của chúng. Câu hỏi trong tiếng Việt có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để thể hiện sự lịch sự hay thúc giục, khác với tiếng Anh. Ví dụ câu hỏi “Is it now in Istanbul or Mersin? If your agent do not tell you how much they pay to customs, who will bear this cost?” thể hiện sự yêu cầu thông tin, nhưng cũng mang tính chất chất vấn đối tác. Bài viết cho rằng, câu hỏi mang tính chất yêu cầu thông tin thường ít được sử dụng do tính chất gây áp lực lên người nhận thư (breaking a “positive face”). Vì vậy, viết thư kinh doanh thường sử dụng câu hỏi một cách thận trọng, chủ yếu trong những tình huống cần thiết như thỏa thuận giá cả, nguồn gốc hàng hóa trước khi ký kết hợp đồng, hay hỏi lý do vận chuyển khi hàng hóa bị thiếu… Việc hiểu rõ hàm ý của câu hỏi là rất quan trọng trong dịch thuật thư từ thương mại.

Phần này tập trung phân tích câu mệnh lệnh (imperative sentences) và câu cảm thán (exclamatory sentences) trong thư từ thương mại. Về câu mệnh lệnh, bài viết chỉ ra sự khác biệt về cách diễn đạt giữa tiếng Anh và tiếng Việt, nhấn mạnh vào việc sử dụng các từ chỉ mệnh lệnh, đề nghị, yêu cầu… trong cả hai ngôn ngữ. Nghiên cứu cho thấy câu mệnh lệnh, khi được sử dụng một cách khéo léo, có thể giúp người viết thể hiện mong muốn, yêu cầu mà vẫn giữ được sự lịch sự (keeping a “positive face”). Ví dụ, câu “Bằng công văn này, công ty EDH kính mong Quý ông cho phép chúng tôi giao hàng cho Quý công ty theo các mã hàng mới” thể hiện một yêu cầu lịch sự. Về câu cảm thán, bài viết nhận định rằng câu cảm thán ít được sử dụng trong thư từ kinh doanh chính thức do tính chất trang trọng và lịch sự của văn phong thư từ thương mại. Tuy nhiên, nếu được sử dụng một cách phù hợp, câu cảm thán có thể góp phần tạo nên sự hài hòa và thân thiện giữa các bên. Tóm lại, việc lựa chọn kiểu câu phù hợp giữa câu kể, câu hỏi, câu mệnh lệnh và câu cảm thán, dựa trên ngữ cảnh và mục đích giao tiếp, là rất quan trọng để đạt hiệu quả cao trong viết thư kinh doanh.

Phần này phân tích hệ thống đại từ nhân xưng được sử dụng trong lời chào (salutation) của thư tiếng Anh, đặc biệt trong thư từ thương mại. Bài viết chỉ ra rằng lời chào đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện thái độ và mối quan hệ giữa người viết và người nhận thư. Việc lựa chọn từ ngữ trong lời chào không tự do mà cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự lịch sự và phù hợp. Trong các mẫu thư được chọn lọc, người viết có thể sử dụng tên riêng, đại từ nhân xưng đặc biệt, hoặc chức danh nghề nghiệp. Tuy nhiên, chức danh nghề nghiệp được sử dụng rất ít. Nghiên cứu cho thấy việc lựa chọn hình thức xưng hô phụ thuộc vào văn hóa và thói quen sử dụng ngôn ngữ của người viết. Đây là một khía cạnh quan trọng cần lưu ý trong viết thư kinh doanh quốc tế, đặc biệt là khi cần đảm bảo sự lịch sự và phù hợp với văn hóa của đối tác. Việc không hiểu rõ về hệ thống xưng hô có thể dẫn đến những hiểu lầm không đáng có trong giao tiếp kinh doanh quốc tế.

Phần này so sánh hệ thống đại từ nhân xưng được sử dụng trong thân thư (body) của thư từ thương mại tiếng Anh và tiếng Việt. Bài viết chỉ ra rằng trong thư tiếng Anh, người viết thường sử dụng các đại từ nhân xưng trung tính như I, We, You, hoặc chức danh nghề nghiệp. Trong khi đó, tiếng Việt có hệ thống đại từ nhân xưng đa dạng hơn, bao gồm các từ như tôi, chúng tôi, quý vị, ông, bà, anh, chị… Sự khác biệt này phản ánh sự khác biệt văn hóa giữa hai ngôn ngữ. Nghiên cứu cũng phân tích tỷ lệ sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất và ngôi thứ hai trong các mẫu thư được chọn lọc, cho thấy sự khác biệt đáng kể về tần suất xuất hiện giữa hai ngôn ngữ. Ví dụ, tỷ lệ sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất (58.4%) và ngôi thứ hai (41.6%) trong thư tiếng Việt cho thấy sự khác biệt đáng kể so với tiếng Anh. Điều này cho thấy sự khác biệt trong văn hóa giao tiếp, và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ những khác biệt này để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả trong dịch thuật thư từ thương mại.

Phần này nhấn mạnh ảnh hưởng của văn hóa đến việc lựa chọn và sử dụng đại từ nhân xưng trong thư từ thương mại. Bài viết chỉ ra rằng ngôn ngữ phản ánh văn hóa của người sử dụng, do đó hệ thống xưng hô trong tiếng Việt đa dạng hơn tiếng Anh. Việc lựa chọn hình thức xưng hô không phù hợp với văn hóa của đối tác có thể gây ra sự hiểu lầm và cản trở hiệu quả giao tiếp. Nghiên cứu cho thấy sự can thiệp văn hóa (cultural interference) ảnh hưởng đến việc viết thư của người Việt, thậm chí dẫn đến những sai sót cơ bản. Đây được coi là một sự can thiệp tiêu cực trong ngôn ngữ. Nghiên cứu khuyến khích người viết và người dịch thuật thư từ thương mại cần hiểu rõ về những khác biệt văn hóa này để đảm bảo sự chính xác và lịch sự trong giao tiếp kinh doanh quốc tế. Việc hiểu rõ văn hóa của đối tác là điều kiện tiên quyết cho việc viết thư kinh doanh hiệu quả.

Phần này tập trung vào việc phân tích các trợ động từ (auxiliaries) trong tiếng Anh như can, could, may, will, shall, must, might, would, should, ought to để biểu đạt Modality trong thư từ thương mại. Bài viết chỉ ra rằng các trợ động từ này không chỉ dùng để diễn tả khả năng, sự cho phép, hay sự cần thiết mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện thái độ và quan điểm của người viết. Can/ could, will/ would thường được dùng để thể hiện khả năng, sự cho phép, hay yêu cầu. Should, must, need, shall cũng được sử dụng để thể hiện Modality, tuy tần suất ít hơn nhưng vẫn mang lại hiệu quả tốt trong việc tạo nên sắc thái khác nhau trong thư. Bài viết cũng lưu ý đến việc sử dụng “dare/ need/ used to”, có thể đóng vai trò vừa là động từ thường vừa là trợ động từ tùy ngữ cảnh. Việc lựa chọn và sử dụng đúng các trợ động từ này giúp người viết thể hiện được chính xác thái độ và quan điểm của mình trong thư từ kinh doanh.

Ngoài trợ động từ, phần này phân tích vai trò của các từ chỉ thái độ (modal adjuncts) trong việc thể hiện Modality. Mặc dù tần suất xuất hiện của từ chỉ thái độ thấp hơn trợ động từ (15%), tác dụng của chúng vẫn rất đáng kể. Bài viết lấy ví dụ về từ “really”, thường được sử dụng để nhấn mạnh sự việc, tình trạng, hoặc chất lượng hàng hóa, góp phần làm cho câu văn thêm sức thuyết phục. Sự xuất hiện của “really” làm cho câu mệnh lệnh trở nên mạnh mẽ hơn, và làm cho lời đề nghị, mong muốn trở nên cấp thiết hơn. Việc sử dụng các từ chỉ thái độ cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với văn phong thư từ thương mại và tránh gây ra những hiểu lầm không đáng có. Sự tinh tế trong việc sử dụng từ chỉ thái độ góp phần tạo nên sự hiệu quả trong giao tiếp kinh doanh.

Phần này so sánh cách biểu đạt Modality trong thư từ thương mại tiếng Việt và tiếng Anh. Bài viết chỉ ra rằng cách thể hiện Modality trong văn viết tiếng Việt (written language) không đa dạng bằng ngôn ngữ hội thoại hàng ngày (spoken language). Điều này có thể do tính chất trang trọng và chính thức của thư từ thương mại, vì nó không chỉ là phương tiện giao tiếp đơn thuần mà còn có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại của cả doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn và sử dụng các biểu đạt Modality cần được thực hiện một cách cẩn trọng và kỹ lưỡng. Bài viết cũng chỉ ra sự khác biệt trong tư duy giữa người Anh (nhanh chóng, chính xác, cô đọng) và người Việt (chậm rãi, lan man, chú trọng vào nguyên nhân hơn là giải pháp), ảnh hưởng đến cách viết và dịch thuật thư từ thương mại. Hiểu được những khác biệt này giúp người viết và người dịch tạo ra những văn bản thư từ thương mại hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Phần này nhấn mạnh tầm quan trọng của tính chính xác, rõ ràng, cô đọng trong viết thư thương mại. Một bức thư là một hồ sơ được ghi lại bằng văn bản, vì vậy nó phải chính xác, rõ ràng, mạch lạc và cô đọng. Những sự kiện, con số, ngày tháng và lời giải thích không đáp ứng các yêu cầu trên có thể gây tốn kém thời gian, tiền bạc và thiện chí của công ty hoặc khách hàng. Người viết cần xem xét kỹ lưỡng bức thư trước khi gửi đi và nếu có thể, nên nhờ người khác xem xét để nhận được phản hồi. Điều quan trọng là người ký thư phải chịu trách nhiệm về nội dung của nó. Đây là một nguyên tắc quan trọng trong viết thư kinh doanh hiệu quả, giúp tránh những rủi ro và đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Việc tuân thủ các nguyên tắc này sẽ giúp tạo ra những bức thư thư từ kinh doanh chuyên nghiệp và hiệu quả.

Phần này đề cập đến chiến lược lập kế hoạch trước khi viết hoặc đọc một bức thư. Người viết cần xác định rõ mục đích và nội dung trước khi bắt đầu viết để tránh việc câu văn dài dòng và thiếu mạch lạc. Việc lập kế hoạch kỹ lưỡng giúp người viết sắp xếp thông tin một cách logic và đảm bảo nội dung được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu. Điều này đặc biệt quan trọng trong viết thư kinh doanh, nơi mà sự ngắn gọn và chính xác là rất cần thiết. Một bức thư từ thương mại được lập kế hoạch cẩn thận sẽ giúp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp. Lên kế hoạch trước khi viết thư là một kỹ năng cần thiết cho viết thư kinh doanh hiệu quả.