Kế toán thanh toán: Nghiên cứu tại Huyền Đức

Công ty TNHH Dược phẩm Huyền Đức được thành lập ngày 10/10/2013, đến năm 2019 có 20 nhân sự. Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, thực phẩm chức năng và vật tư y tế. Hệ thống kế toán của công ty sử dụng phương pháp nhật ký chung, được đánh giá là đáp ứng yêu cầu của một bài khóa luận tốt nghiệp cử nhân. Phòng kế toán hiện tại có quy mô nhỏ, chỉ với 2 nhân sự, trong đó kế toán trưởng kiêm luôn kế toán tổng hợp và kế toán bán hàng kiêm thủ quỹ. Điều này cho thấy áp lực công việc lên đội ngũ kế toán là khá lớn và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Dữ liệu kế toán được sử dụng trong nghiên cứu là của năm 2019, phản ánh tình hình thực tế hoạt động của công ty trong năm đó. Mô hình này cho phép theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kế toán, từ chứng từ đến sổ sách, đảm bảo tính logic và minh bạch trong quá trình hạch toán. Tuy nhiên, với quy mô nhỏ và nhiều nhiệm vụ kiêm nhiệm, hiệu quả hoạt động có thể bị ảnh hưởng nếu khối lượng công việc tăng đột biến.

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán, đặc biệt là đối với hàng tồn kho. Đây là phương pháp hợp lý do công ty kinh doanh đa dạng sản phẩm, đòi hỏi việc kiểm tra thường xuyên để đảm bảo chính xác số lượng hàng hóa. Hệ thống kế toán được đánh giá là tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính, phản ánh trung thực và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty quản lý chặt chẽ vốn và tài sản, đảm bảo nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Tuy nhiên, một điểm yếu đáng chú ý là phương thức thanh toán chủ yếu là trả chậm (10-15 ngày theo quy định, nhưng thực tế thường kéo dài đến 20-30 ngày, thậm chí cả tháng). Điều này dẫn đến việc chiếm dụng vốn của công ty, làm tăng chi phí lãi vay ngân hàng, đồng thời tiềm ẩn rủi ro nợ khó đòi. Mặc dù công ty sử dụng sổ chi tiết để theo dõi công nợ, nhưng việc thu hồi nợ chưa được thực hiện hiệu quả, chưa có cơ sở để hạch toán lãi trên các khoản nợ quá hạn. Việc không trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi cũng là một điểm yếu cần khắc phục, bởi nó không phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp và tiềm ẩn rủi ro lớn về mặt tài chính.

Công ty sử dụng đa dạng phương thức thanh toán, bao gồm tiền mặt, chuyển khoản và bù trừ công nợ, tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng và đơn hàng. Tuy nhiên, như đã đề cập, phương thức thanh toán trả chậm chiếm ưu thế, gây ra vấn đề chiếm dụng vốn và rủi ro nợ khó đòi. Việc theo dõi công nợ được thực hiện một cách khoa học và chính xác, làm hài lòng cả khách hàng và nhà cung cấp. Tuy nhiên, thiếu chính sách quản lý và thu hồi nợ hiệu quả, dẫn đến việc công ty bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài, ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng phát triển. Khóa luận nhấn mạnh việc cần thiết phải có chính sách quản lý công nợ chặt chẽ hơn, bao gồm việc quy định số tiền nợ tối đa và thời gian nợ cho từng đối tượng khách hàng, cũng như việc nhắc nhở và xử lý các khoản nợ quá hạn. Việc thiếu chính sách này đã dẫn đến tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn của công ty mà không phải trả lãi, làm giảm lợi nhuận kinh doanh.

Về mặt tổ chức, công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên kết hợp với hệ thống sổ kế toán Nhật ký chung. Phương pháp này giúp cho việc hạch toán được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhờ sự phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho là hoàn toàn hợp lý, phù hợp với thực tế công ty kinh doanh đa dạng hàng hóa. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hóa, do đó việc kiểm tra thường xuyên là cần thiết để đảm bảo tính chính xác. Về việc thực hiện chế độ kế toán, công ty nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của Bộ Tài chính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty thực hiện đầy đủ các chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán, phản ánh trung thực, hợp lý và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó, công ty đã quản lý chặt chẽ vốn và tài sản, đảm bảo nguyên tắc lấy thu bù chi và luôn có lãi. Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, chặt chẽ và hài hòa, công việc được phân bổ rõ ràng, độc lập nhưng vẫn đảm bảo sự liên kết hoạt động ăn khớp nhịp nhàng. Việc hạch toán tiêu thụ hàng hóa và công tác kế toán chung đáp ứng nhu cầu, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, phản ánh trung thực, hợp lý và dễ hiểu. Công ty cũng có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo nghiệp vụ và thời gian trước khi lưu trữ. Hệ thống kho bãi tốt giúp bảo quản hàng hóa hiệu quả, thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng. Công tác hạch toán kế toán thanh toán được thực hiện kịp thời nhờ sử dụng sổ chi tiết để theo dõi công nợ, cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản lý.

Mặc dù có nhiều ưu điểm, hệ thống kế toán thanh toán của Công ty TNHH Dược phẩm Huyền Đức vẫn còn một số hạn chế đáng kể. Hạn chế lớn nhất là việc hầu hết khách hàng thanh toán chậm, thường từ 20 đến 30 ngày, thậm chí lâu hơn, gây chiếm dụng vốn của công ty và buộc công ty phải trả lãi vay ngân hàng. Điều này dẫn đến rủi ro công nợ khó đòi và làm giảm lợi nhuận. Công ty chưa có chính sách quản lý và thu hồi nợ hiệu quả, chưa có cơ sở để hạch toán lãi trên các khoản nợ quá hạn. Một vấn đề nữa là công ty chưa tiến hành trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, điều này không phản ánh đúng tình hình tài sản của công ty và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Tóm lại, mặc dù công ty đã sử dụng sổ chi tiết để theo dõi công nợ và có nhiều nỗ lực trong việc quản lý, nhưng vấn đề chính vẫn nằm ở việc quản lý thu hồi công nợ chưa hiệu quả, thiếu các biện pháp phòng ngừa rủi ro và thiếu chính sách xử lý nợ quá hạn. Điều này dẫn đến việc chiếm dụng vốn, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận và sự phát triển bền vững của công ty.

Để giải quyết vấn đề chiếm dụng vốn do khách hàng trả chậm, công ty cần đẩy mạnh công tác thu hồi nợ. Cụ thể, cần thiết lập quy định rõ ràng về số tiền nợ tối đa và thời gian nợ cho từng đối tượng khách hàng. Đối với những khách hàng sắp đến hạn thanh toán, công ty nên gửi giấy báo nhắc nhở trước 2-3 ngày để đảm bảo thanh toán đúng hạn. Công ty cũng có thể xem xét áp dụng lãi suất trễ hạn cho các khoản nợ quá hạn, điều này có thể được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế để tạo tính răn đe và đảm bảo quyền lợi cho công ty. Bên cạnh đó, Ban Giám đốc và các cá nhân liên quan cần giám sát chặt chẽ hơn công tác thanh toán, thường xuyên theo dõi và kiểm tra công tác phản ánh, ghi chép của kế toán để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin tài chính. Việc quản lý chặt chẽ hơn sẽ giúp công ty kiểm soát tốt dòng tiền, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa việc sử dụng vốn.

Công ty cần thiết lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi. Việc này giúp phản ánh đúng tình hình tài sản của công ty và giảm thiểu rủi ro tài chính trong trường hợp không thu hồi được nợ. Cần có kế hoạch dự phòng cho các trường hợp nợ quá hạn, nợ của khách hàng phá sản hoặc mất khả năng chi trả. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Việc trích lập dự phòng này phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về kế toán. Ngoài ra, cần xem xét kỹ lưỡng việc sử dụng tài khoản kế toán và tuân thủ các nguyên tắc ghi chép kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính. Việc cập nhật và tuân thủ theo các văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế, ví dụ như Công văn số 2785/TCT-CS của Tổng cục Thuế về chiết khấu thanh toán, cũng là một phần quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống kế toán.

Để đảm bảo thông tin kế toán chính xác và kịp thời, công ty cần có quy định thống nhất về thời gian nộp báo cáo cho phòng kế toán. Ví dụ, có thể quy định nộp báo cáo 1 tuần/lần để giúp kế toán tổng hợp thông tin chính xác và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Việc này cũng giúp tránh bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và giảm thiểu rủi ro không đáng có. Công ty nên xem xét chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP kể từ ngày 01/11/2020. Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp xây dựng bộ máy quản lý hiệu quả và minh bạch hơn so với hóa đơn giấy. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kế toán sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, chi phí.