Tổ chức kế toán doanh thu: Hoàn thiện

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu chi phí là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Lợi nhuận được xem là thước đo hiệu quả hoạt động kinh doanh. Để đạt được mục tiêu này, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu, từ quản lý, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm. Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò trung tâm trong việc thu thập, xử lý và phân tích số liệu. Hệ thống kế toán cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, phát hiện các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp khắc phục, giúp doanh nghiệp phát huy thế mạnh và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Thông tin từ hệ thống kế toán không chỉ quan trọng đối với lãnh đạo doanh nghiệp mà còn cần thiết cho cơ quan thuế, các nhà đầu tư và các bên liên quan khác trong việc ra quyết định.

Một hệ thống kế toán doanh thu, chi phí, và xác định kết quả kinh doanh được tổ chức khoa học, hợp lý và phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác. Thông tin này không chỉ phục vụ cho việc theo dõi hiệu quả hoạt động mà còn là cơ sở quan trọng để chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành, cơ quan chủ quản, và các bộ phận quản lý tài chính, thuế đưa ra các quyết định chiến lược. Việc này bao gồm việc lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả, điều chỉnh chiến lược sản xuất, phân bổ nguồn lực, và quản lý rủi ro. Một hệ thống kế toán tốt đảm bảo việc đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu khách quan, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự biến động của thị trường.

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định dựa trên hóa đơn bán hàng hoặc hợp đồng. Doanh thu thuần được tính toán sau khi trừ đi các khoản giảm giá, hàng hóa bị trả lại, chiết khấu thương mại, và các loại thuế (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT). Thuế tiêu thụ đặc biệt, trong một số trường hợp, được coi là khoản giảm trừ doanh thu. Giảm giá hàng bán phát sinh do lỗi từ phía người bán (hàng kém chất lượng, giao hàng chậm trễ...). Giá trị hàng bán bị trả lại được ghi nhận khi khách hàng trả lại hàng và từ chối thanh toán do các lý do như vi phạm hợp đồng, hàng lỗi, hàng bị mất. Thu nhập khác bao gồm các khoản thu không thường xuyên như doanh thu từ thanh lý tài sản, nợ khó đòi, tiền phạt, chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ. Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ hoạt động đầu tư tài chính.

Doanh thu được phân loại thành doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, và thu nhập khác. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng, sau khi đã trừ đi các khoản giảm giá, hàng hóa trả lại, chiết khấu thương mại, và các loại thuế như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT (tính theo phương pháp trực tiếp). Thuế tiêu thụ đặc biệt, trong trường hợp được coi là khoản giảm trừ doanh thu, được tính toán và ghi nhận vào doanh thu bán hàng theo giá bán đã bao gồm thuế này (chưa bao gồm thuế GTGT). Giảm giá hàng bán là khoản tiền giảm trừ cho người mua do hàng kém chất lượng, không đúng quy cách, hoặc giao hàng không đúng hẹn. Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do các lý do như vi phạm hợp đồng, hàng lỗi, hoặc hàng bị mất. Thu nhập khác bao gồm các khoản thu không thường xuyên như doanh thu từ thanh lý tài sản, nợ khó đòi, tiền phạt, hay chuyển nhượng quyền sở hữu trí tuệ. Doanh thu bán hàng nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc một công ty cũng được ghi nhận theo quy định tương tự như doanh thu bán hàng thông thường.

Chi phí được phân loại chính thành chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, như chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, chào hàng, quảng cáo, hoa hồng đại lý, bảo hành sản phẩm, lương nhân viên bán hàng, khấu hao tài sản cố định phục vụ bán hàng, và các chi phí dịch vụ mua ngoài khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp, ví dụ như lương nhân viên quản lý, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản đóng góp khác của nhân viên quản lý, chi phí vật tư văn phòng, khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng phải thu khó đòi, và chi phí dịch vụ mua ngoài khác. Về nguyên tắc, chi phí bán hàng là chi phí thời kỳ và cần được phân bổ hết cho từng loại sản phẩm, hàng hóa bán ra trong kỳ.

Giá vốn hàng bán là giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hóa (hoặc bao gồm cả chi phí mua hàng đã phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ đối với doanh nghiệp thương mại) đã được xác định là tiêu thụ. Đối với dịch vụ, giá vốn được xác định là giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành và tiêu thụ, cùng với các chi phí liên quan trực tiếp khác. Có nhiều phương pháp tính giá vốn hàng bán, bao gồm phương pháp thực tế đích danh (tính theo giá thực tế nhập kho của từng lô hàng), phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO - First In, First Out), phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO - Last In, First Out), và phương pháp đơn giá bình quân (có hai cách tính: đơn giá bình quân cả kỳ và đơn giá bình quân từng lô hàng). Việc lựa chọn phương pháp phù hợp tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, số lượng mặt hàng, và tính chất hàng hóa.

Công ty 128 – Hải quân, tiền thân là Đoàn đánh cá vũ trang từ những năm 1970-1975, có chức năng khai thác hải sản và tuần tra biển. Năm 1996, theo quyết định số 511/QĐ-QP của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, đơn vị được chuyển đổi thành Công ty 128 trực thuộc Bộ Tư lệnh Hải quân. Khác với các doanh nghiệp khác, Công ty 128 kết hợp hoạt động kinh tế với nhiệm vụ quốc phòng, đòi hỏi phải thường xuyên huấn luyện nâng cao chất lượng doanh nghiệp và khả năng chiến đấu. Công ty có giấy phép kinh doanh số 110060 cấp ngày 02/07/1996 tại Ủy ban Kế hoạch (nay là Sở Kế hoạch và Đầu tư) thành phố Hải Phòng. Việc quản lý công ty do Giám đốc điều hành, bao gồm các phòng ban, xí nghiệp và bộ phận sản xuất kinh doanh, với sự tham gia của Đảng ủy và Công đoàn.

Công ty 128 đã áp dụng kế toán máy từ năm 2002, sử dụng phần mềm Effect và hệ thống sổ sách, mẫu biểu theo quy định của Bộ Tài chính (Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2009). Các máy tính trong phòng Tài chính được kết nối nội bộ với máy của kế toán tổng hợp, giúp tổng hợp số liệu và lập báo cáo chung định kỳ. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty tuân thủ theo mẫu biểu quy định của Bộ Tài chính (Mẫu số 01, 02, 08, 09), được lập định kỳ hàng quý và hàng năm. Tuy nhiên, việc áp dụng kế toán máy chưa đồng bộ, chỉ tập trung ở phòng kế toán tổng hợp, các xí nghiệp khác vẫn làm thủ công, dẫn đến việc số liệu báo cáo chưa phản ánh toàn bộ tình hình của công ty.

Giá vốn hàng bán của công ty được xác định dựa trên quy trình tập hợp chi phí để tính giá thành, bao gồm chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đối với hàng hóa, giá vốn được tính dựa trên giá xuất kho. Các nghiệp vụ kế toán được thực hiện trên phần mềm Effect, bao gồm việc nhập liệu chứng từ như phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ. Kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh hiệu quả hoạt động của công ty, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình sản xuất kinh doanh, đánh giá tính hợp lý của chi phí và mức độ đạt được của lợi nhuận. Công ty 128 tập hợp doanh thu, chi phí riêng cho từng bộ phận, tạo thuận lợi cho công tác hạch toán. Việc sử dụng phần mềm Effect giúp công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, thông tin chính xác và kịp thời.

Công ty 128, xuất phát điểm là đơn vị quốc phòng chuyển sang hoạt động kinh tế, đã nỗ lực hoàn thiện công tác kế toán. Hệ thống kế toán hiện tại có những ưu điểm như: việc phân công nhân sự rõ ràng, phát huy được kinh nghiệm của từng nhân viên; việc lựa chọn hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” phù hợp với quy mô hoạt động; và việc áp dụng tương đối linh hoạt các chuẩn mực kế toán hiện hành, chấp hành kịp thời các quy định liên quan. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế: trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán chưa cao, công việc tập trung quá nhiều vào một người; việc áp dụng kế toán máy chưa đồng bộ, chỉ tập trung ở phòng kế toán tổng hợp, các xí nghiệp khác vẫn làm thủ công, dẫn đến số liệu báo cáo chưa phản ánh toàn bộ hoạt động của công ty; và việc sử dụng hai sổ cái (sổ cái chi tiết tài khoản và sổ cái gộp một tài khoản) không đúng với chế độ kế toán, gây khó khăn cho công tác theo dõi và kiểm tra. Hệ thống sổ chi tiết cũng chưa đầy đủ, gây khó khăn cho việc theo dõi chi tiết từng đối tượng, khách hàng, sản phẩm, hàng hóa.

Để hoàn thiện hơn nữa hệ thống kế toán, một số đề xuất được đưa ra bao gồm: Đồng bộ hóa hệ thống kế toán máy ở tất cả các xí nghiệp và phòng ban, kết nối mạng nội bộ để truyền tải thông tin nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí và tránh mất mát chứng từ; gộp sổ cái chi tiết tài khoản và sổ cái gộp một tài khoản thành một sổ cái theo mẫu quy định (S02c1-DN) để đảm bảo đúng chế độ kế toán; mở thêm các sổ chi tiết như sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, và sổ chi tiết các tài khoản khác để theo dõi chi tiết từng đối tượng, hàng hóa, dịch vụ, người mua, người bán... Việc này giúp hệ thống sổ sách được hoàn thiện theo đúng chế độ kế toán, dễ dàng theo dõi chi tiết hơn và đảm bảo tính chính xác cao hơn. Những đề xuất này nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch thông tin, và đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt.