Hệ thống quản lý bảo hành vật tư

Công ty Cổ phần CETI được thành lập từ năm 2012 tại thành phố Hải Phòng. Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh điện thoại di động, đồ chơi công nghệ, và phụ kiện điện thoại. Bên cạnh đó, CETI còn cung cấp dịch vụ sửa chữa điện thoại di động, khẳng định vị thế là một trong những địa chỉ tin cậy cho người yêu công nghệ không chỉ tại Hải Phòng mà còn trên toàn quốc. Nguồn gốc của CETI bắt đầu từ những sinh viên năng động, với khát vọng mang lại giá trị cao nhất cho sinh viên mới ra trường, khởi nghiệp kinh doanh điện thoại từ năm thứ 4 đại học, vượt qua nhiều khó khăn và thách thức ban đầu.

CETI cung cấp dịch vụ bảo hành và sửa chữa điện thoại di động cho khách hàng. Hàng ngày, công ty tiếp nhận nhiều thiết bị di động cần sửa chữa do gặp trục trặc. Quy trình bao gồm nhận thông tin sản phẩm từ khách hàng, kiểm tra tình trạng thiết bị để xác định có còn trong thời gian bảo hành hay không, và tiến hành sửa chữa. Mục tiêu của CETI là đem lại sự hài lòng cho khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc quản lý bảo hành và sửa chữa được thực hiện để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong việc hỗ trợ khách hàng. Công ty cam kết 100% chất lượng dịch vụ.

So với phương pháp quản lý truyền thống trên giấy tờ, hệ thống quản lý điện tử của CETI mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Việc lưu trữ thông tin trên hệ thống giúp giảm thiểu rủi ro mất mát do các nguyên nhân như mất cắp, cháy, hỏng, mờ nhạt. Quá trình khởi tạo và nhập thông tin diễn ra nhanh chóng, không cần viết tay, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, hóa đơn điện tử giúp kế toán viên tránh những sai sót trong quá trình lập hóa đơn, loại bỏ công đoạn xử lý các trường hợp viết sai. Thêm vào đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng loại bỏ công việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tiết kiệm chi phí nhân công và thời gian cho các thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn và thuế.

Hệ thống quản lý bảo hành và sửa chữa được xây dựng trên nền tảng web, tận dụng công nghệ Web Service hiện đại. Kiến trúc RESTful được áp dụng, cho phép tương tác linh hoạt với các ứng dụng khác. Hệ thống hỗ trợ định dạng dữ liệu JSON và XML, đảm bảo khả năng tích hợp và trao đổi thông tin hiệu quả. Ngôn ngữ lập trình MVC5 và cơ sở dữ liệu SQL Server được lựa chọn để đảm bảo tính ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng của hệ thống. Hệ thống này cho phép quản trị viên theo dõi toàn bộ hoạt động bảo hành sửa chữa một cách chi tiết và hiệu quả.

Hệ thống cung cấp các chức năng quản lý toàn diện, bao gồm theo dõi hoạt động bảo hành sửa chữa, quản lý thông tin khách hàng, quản lý vật tư, và theo dõi thời hạn bảo hành của các sản phẩm. Quản trị viên có thể dễ dàng xem danh sách các chi tiết bảo hành, thời hạn bảo hành của từng sản phẩm, từ đó quyết định việc bảo hành miễn phí hay thu phí đối với khách hàng. Hệ thống cũng tích hợp tính năng hóa đơn điện tử, giúp tự động hóa quy trình kế toán và tiết kiệm thời gian, công sức. Thông tin được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, được đăng ký bằng chữ ký điện tử (ký số), có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy.

Hệ thống được phát triển và thử nghiệm ban đầu trên môi trường localhost trước khi được triển khai lên hosting. Quá trình triển khai đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của bài toán. Việc sử dụng ngôn ngữ MVC5 trong xây dựng các lớp giúp đảm bảo tính cấu trúc và dễ bảo trì của hệ thống. Sau khi hoàn thiện, hệ thống sẽ được đưa vào hoạt động chính thức, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý bảo hành và sửa chữa của CETI, giải quyết khó khăn trong việc quản lý thông tin bảo hành trên giấy tờ và sổ sách, từ đó giúp sắp xếp nhân sự hiệu quả hơn.

Trước khi triển khai hệ thống mới, công ty CETI gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý bảo hành và sửa chữa. Công việc hàng ngày rất bận rộn do lượng khách hàng lớn. Hệ thống quản lý cũ dựa trên giấy tờ và sổ sách dẫn đến tình trạng thông tin lạc hậu, khó theo dõi, gây khó khăn trong việc sắp xếp nhân viên và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả. Việc quản lý thủ công này không chỉ gây ra sự bất tiện mà còn tiềm ẩn rủi ro mất mát thông tin quan trọng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, việc tìm kiếm một giải pháp quản lý hiện đại và hiệu quả là hết sức cần thiết.

Để giải quyết những thách thức trên, CETI đã quyết định xây dựng một hệ thống quản lý bảo hành và sửa chữa trên nền tảng web. Hệ thống này được kỳ vọng sẽ khắc phục những điểm yếu của phương pháp quản lý truyền thống. Với hệ thống mới, công ty có thể quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm, vật tư, và thời hạn bảo hành một cách chính xác và hiệu quả. Việc quản lý điện tử giúp giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin, đồng thời tăng tốc độ xử lý thông tin và hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng hơn. Hệ thống này cũng giúp tối ưu hóa việc sắp xếp nhân viên, đảm bảo đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Trước khi bắt đầu thiết kế website, việc xác định đối tượng mục tiêu là rất quan trọng. Một website hướng đến thanh thiếu niên sẽ khác biệt hoàn toàn so với website dành cho một tổ chức tài chính. Giai đoạn thiết kế cần kết hợp các yếu tố như logo công ty, màu sắc thương hiệu để tăng cường nhận diện. Quá trình thiết kế cho phép chủ sở hữu website xem xét và đưa ra ý kiến, đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng nhu cầu và mong muốn. Sự giao tiếp chặt chẽ giữa chủ sở hữu và nhà thiết kế là yếu tố then chốt để đạt được thiết kế tối ưu. Nhà thiết kế sẽ tạo ra các mẫu thiết kế (mock-up) để khách hàng xem xét, có thể thông qua email hoặc một khu vực an toàn trên website của nhà thiết kế.

Trong giai đoạn phát triển, các yếu tố như form liên lạc tương tác, hình ảnh động, hoặc giỏ hàng điện tử (nếu cần) sẽ được tích hợp vào website. Nhà thiết kế sẽ tiếp tục cập nhật tiến độ cho khách hàng xem xét và đề xuất những thay đổi, chỉnh sửa cần thiết. Việc duy trì và cập nhật nội dung thường xuyên giúp tăng tương tác và thu hút khách hàng quay lại website. Nhiều nhà thiết kế cung cấp gói bảo trì với giá ưu đãi. Nếu cần quản lý nội dung website một cách độc lập, khách hàng có thể lựa chọn sử dụng CMS (Content Management System). CMS cho phép quản lý nội dung dễ dàng thông qua một giao diện trực tuyến, thường được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu.

Một website thành công đòi hỏi sự hiểu biết về phát triển front-end, bao gồm viết mã XHTML/CSS tuân thủ tiêu chuẩn web hiện hành, tối đa hóa chức năng và khả năng tiếp cận với nhiều đối tượng khách hàng. Việc bảo trì website bao gồm cập nhật nội dung thường xuyên hoặc giao cho nhà thiết kế nếu khách hàng muốn tập trung vào các công việc khác. Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tự quản lý, khách hàng có thể tự mình cập nhật nội dung hoặc thuê nhà thiết kế hỗ trợ. Hệ thống được cài đặt và thử nghiệm trên localhost trước khi đưa lên hosting, đảm bảo website hoạt động ổn định và đáp ứng yêu cầu.