Quản lý đặt tiệc: Hệ thống phần mềm

Phần này giới thiệu Công ty TNHH Thắng Tùng, thành lập năm 2003, thuộc Tập đoàn ATB, có trụ sở tại lô 18, Khu đô thị Cựu Viên, Phường Bắc Sơn, Quận Kiến An, Hải Phòng. Ban đầu hoạt động trong lĩnh vực sắt thép, hiện nay công ty đã đa dạng hóa kinh doanh sang nhiều lĩnh vực như sản xuất nước uống tinh khiết, kinh doanh nhà hàng khách sạn, dịch vụ chăm sóc sức khỏe, giải trí, và đặc biệt là Công nghệ tiệc cưới ATB. Đây là một lĩnh vực kinh doanh mạnh của công ty, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, chu đáo với cơ sở vật chất hiện đại. Tuy nhiên, do lĩnh vực quản lý tiệc cưới mới được mở rộng, hệ thống quản lý hiện tại chủ yếu dựa trên giấy tờ, văn bản, file Word và Excel, gây khó khăn trong việc theo dõi thông tin, quản lý hợp đồng, thực đơn và báo cáo. Do đó, nhu cầu xây dựng một phần mềm quản lý tiệc cưới hiệu quả là rất cần thiết để đáp ứng sự phát triển của doanh nghiệp và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Mô tả chi tiết về quy trình quản lý tiệc cưới hiện tại của Công ty TNHH Thắng Tùng. Quy trình đặt tiệc bao gồm ghi nhận thông tin khách hàng, nhận tiền đặt cọc, lập hợp đồng, và xác nhận thông tin với khách hàng. Quá trình này chủ yếu dựa trên các văn bản giấy tờ và sổ sách. Việc quản lý hợp đồng, thực đơn, và thanh toán cũng được thực hiện thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro như sai sót thông tin, mất mát giấy tờ, khó khăn trong việc theo dõi và báo cáo. Các vấn đề tồn tại bao gồm: thiếu tính chính xác, mất nhiều thời gian, khó khăn trong việc truy xuất thông tin, thiếu tính minh bạch trong quản lý tài chính, và khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng dịch vụ. Tình trạng này dẫn đến hiệu quả công việc thấp, dễ gây ra nhầm lẫn và khó khăn trong việc ra quyết định kinh doanh. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tiệc cưới là giải pháp cần thiết để khắc phục những hạn chế này.

Giải pháp được đề xuất là phát triển một phần mềm quản lý tiệc cưới để tự động hóa các quy trình quản lý, từ khâu đặt tiệc đến thanh toán và báo cáo. Phần mềm quản lý tiệc cưới này sẽ tích hợp các chức năng chính như: quản lý thông tin khách hàng, quản lý đặt tiệc (bao gồm ghi nhận thông tin chi tiết về tiệc, quản lý đặt cọc), quản lý hợp đồng (tạo, ký kết, theo dõi), quản lý thực đơn (danh sách món ăn, dịch vụ, giá cả), quản lý kho (theo dõi nguyên vật liệu), quản lý nhân viên, và tạo báo cáo tổng hợp về hoạt động kinh doanh. Hệ thống thông tin quản lý tiệc cưới này được kỳ vọng sẽ giúp Công ty TNHH Thắng Tùng tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, tăng tính chính xác của dữ liệu, và mang lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng. Công nghệ được lựa chọn là Visual Basic .NET (VB.NET) và SQL Server 2005 như một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và hiệu quả. Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc được áp dụng để đảm bảo tính hiệu quả và khả năng mở rộng của hệ thống.

Sau khi nhân viên quản lý tiệc cưới tiếp nhận thông tin đặt tiệc từ khách hàng, phòng kế toán sẽ tiến hành lập hợp đồng. Hợp đồng này bao gồm đầy đủ thông tin như số hợp đồng, tên khách hàng, ngày ký hợp đồng, nội dung chi tiết (bao gồm số lượng khách, thực đơn, các dịch vụ đi kèm, giá cả…), và chi phí dự trù. Hợp đồng sau đó được chuyển đến Giám đốc để duyệt. Nếu Giám đốc duyệt, hợp đồng sẽ được gửi đến khách hàng để ký kết. Nếu khách hàng không đồng ý với nội dung hợp đồng, các bên sẽ thương lượng và điều chỉnh cho đến khi đạt được sự thỏa thuận. Sau khi ký kết, một bản hợp đồng được giao cho khách hàng, một bản được lưu giữ tại phòng kế toán. Quá trình này đảm bảo tính minh bạch và pháp lý của mỗi hợp đồngtiệc cưới.

Trước khi ký hợp đồng, khách hàng cung cấp thông tin đặt tiệc bao gồm số điện thoại, địa chỉ, ngày giờ tổ chức, địa điểm, số lượng khách, tên cô dâu chú rể, thực đơn, các dịch vụ, số suất ăn và đơn giá. Khách hàng kiểm tra lại thông tin và tiến hành đặt cọc. Phòng kế toán sẽ cấp phiếu thu cho khách hàng. Nhân viên quản lý sẽ hẹn khách hàng đến ký kết hợp đồng. Nếu khách hàng không đến đúng hẹn, tiệc sẽ bị hủy. Trước ngày diễn ra tiệc (ít nhất 5 ngày), nhân viên quản lý sẽ gửi lại thông tin đặt tiệc cho khách hàng để xác nhận cuối cùng. Nếu khách hàng hủy tiệc trước ngày diễn ra, họ sẽ mất toàn bộ tiền đặt cọc và phải bồi thường theo hợp đồng.

Sau khi ký hợp đồng, công ty sẽ thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận. Trước giờ tiệc, nhân viên quản lý sẽ giao thực phẩm và đồ uống cho khách hàng và lập biên bản giao nhận. Khách hàng tự quản lý đồ uống trong suốt quá trình diễn ra tiệc. Kết thúc tiệc, nhân viên quản lý sẽ thu hồi đồ uống còn lại và lập biên bản giao nhận cuối cùng. Chi phí phát sinh (đồ dùng bị vỡ, bàn tiệc thêm) sẽ được tính thêm vào tổng chi phí. Chi phí đồ uống được tính dựa trên số lượng đã sử dụng ghi trong biên bản. Sau khi tiệc kết thúc 2 ngày, khách hàng cần thanh toán toàn bộ chi phí. Nếu quá hạn, khách hàng sẽ phải chịu thêm lãi suất theo quy định của ngân hàng. Trong trường hợp tranh chấp, hai bên sẽ giải quyết theo pháp luật.

Hệ thống quản lý thực đơn cho phép khách hàng lựa chọn món ăn và dịch vụ từ một danh sách món ăn và dịch vụ đã được định sẵn. Nhân viên quản lý sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng để lên thực đơn, đảm bảo đáp ứng nhu cầu và sở thích của họ. Sau khi khách hàng đồng ý, thực đơn sẽ được xác nhận và in ra. Phòng kế toán sẽ in hai loại thực đơn: một bản gửi lên nhà bếp để chuẩn bị nguyên liệu và món ăn, và một bản gửi cho nhân viên phục vụ tại bàn tiệc. Thông tin trên thực đơn bao gồm tên món ăn, số lượng khách, giá tiền/suất, ngày giờ tổ chức tiệc. Việc quản lý thực đơn một cách có hệ thống sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian trong quá trình chuẩn bị tiệc.

Trước giờ diễn ra tiệc, nhân viên quản lý sẽ tiến hành giao thực phẩm và đồ uống cho khách hàng theo đúng thực đơn đã được xác nhận. Việc giao nhận được thực hiện cẩn thận và được ghi nhận trên biên bản giao nhận thực phẩm và đồ uống, được cả người quản lý và khách hàng ký xác nhận. Trong quá trình diễn ra tiệc, khách hàng tự quản lý đồ uống của mình. Kết thúc tiệc, nhân viên quản lý sẽ thu hồi đồ uống còn lại và lập biên bản giao nhận cuối cùng ghi nhận tổng số lượng thực phẩm và đồ uống đã sử dụng. Việc sử dụng biên bản giao nhận giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận, tránh tranh chấp và hiểu lầm giữa hai bên.

Theo định kỳ, các nhân viên sẽ tổng hợp các thông tin liên quan, lập các báo cáo tổng hợp về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Các báo cáo này bao gồm các chỉ số quan trọng như doanh thu, số lượng tiệc được tổ chức, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận… trong các khoảng thời gian xác định (tháng, quý, nửa năm, năm). Những báo cáo này được trình lên lãnh đạo để hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh. Việc tạo báo cáo một cách tự động và chính xác là rất quan trọng để giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả. Hệ thống báo cáo cần phải cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ cho việc quản lý và ra quyết định.

Đồ án sử dụng Visual Basic .NET (VB.NET) làm ngôn ngữ lập trình chính. VB.NET được chọn vì tính trực quan, dễ sử dụng và khả năng tích hợp tốt với các công cụ khác. Môi trường phát triển cung cấp các công cụ hỗ trợ mạnh mẽ, bao gồm Toolbox chứa các đối tượng điều khiển chuẩn (nhãn, hộp văn bản, nút lệnh…), Form để thiết kế giao diện người dùng, Form layout để định vị các màn hình, và Code window để viết mã lệnh. Việc sử dụng VB.NET giúp quá trình phát triển phần mềm trở nên nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt trong môi trường lập trình hướng sự kiện, cho phép lập trình viên tập trung vào việc xử lý các biến cố mà người dùng tác động lên chương trình mà không cần quan tâm đến trình tự xử lý nhập liệu chi tiết.

Đồ án sử dụng SQL Server 2005 làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu. SQL Server 2005 được lựa chọn vì khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, truy vấn dữ liệu nhanh chóng, quản trị cơ sở dữ liệu hiệu quả (kiểm soát dữ liệu nhập vào và truy xuất), khả năng đặt các ràng buộc dữ liệu, khả năng tương thích với nhiều môi trường khác nhau và khả năng chia sẻ cơ sở dữ liệu cho nhiều hệ thống. SQL Server 2005 cung cấp các tính năng mạnh mẽ như hỗ trợ database cỡ lớn (tới Tera-Byte), khả năng phục vụ hàng ngàn user cùng lúc, và khả năng tích hợp tốt với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server… Việc sử dụng SQL Server 2005 đảm bảo tính ổn định, hiệu quả và khả năng mở rộng của hệ thống quản lý dữ liệu.

Đồ án áp dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc. Phương pháp này giúp chia nhỏ các vấn đề lớn và phức tạp thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý và giải quyết. Việc modul hóa các chương trình giúp theo dõi, quản lý và bảo trì hệ thống dễ dàng hơn. Tiếp cận định hướng cấu trúc tập trung vào việc cải tiến cấu trúc chương trình, giảm bớt tính nghệ thuật trong thiết kế, buộc các nhà thiết kế phải tuân thủ các quy tắc và nguyên tắc phát triển, và tập trung vào mô hình ý tưởng của hệ thống. Việc chuẩn hóa các định nghĩa, công cụ và cách tiếp cận cho phép các nhà thiết kế làm việc độc lập mà vẫn đảm bảo sự thống nhất trong dự án. Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm giảm sự phức tạp, dễ dàng theo dõi, quản lý và bảo trì hệ thống.