Quản lý Gas bằng CNTT

Công ty Cổ phần Gas Petrolimex là một đơn vị thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, hoạt động kinh doanh chính là khí dầu mỏ hóa lỏng (LPG) và các thiết bị sử dụng LPG trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội và bốn công ty thành viên đặt tại các thành phố lớn: Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh và Cần Thơ. Petrolimex Gas Hải Phòng được đề cập cụ thể là đại diện cho khu vực phía Bắc, có địa chỉ tại Phòng 401, tầng 4 tòa nhà TD Business Center, Lô 20A đường Lê Hồng Phong, Đông Khê, Ngô Quyền, Hải Phòng. Với đội ngũ kỹ thuật lành nghề và nguồn hàng ổn định, Petrolimex Gas cam kết phục vụ khách hàng với phương châm chu đáo, an toàn, chất lượng và hiệu quả. Hiện nay, Petrolimex Gas là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp LPG, sở hữu hệ thống kho tồn chứa hơn 10.000 tấn và mạng lưới bán lẻ trải rộng khắp cả nước thông qua các công ty xăng dầu thành viên của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam và các tổng đại lý, đại lý Gas Petrolimex. Toàn bộ gas được dự trữ tại Tổng kho Thượng Lý, bộ phận quản lý kho này chịu trách nhiệm quản lý gas trong kho và vỏ bình. Khi hàng dự trữ cạn kiệt, bộ phận quản lý kho sẽ báo cáo lên Ban Giám đốc để quyết định nhập thêm gas từ Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam. Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm nhập và phân phối gas.

Quy trình kinh doanh gas hiện tại bao gồm các bước chính: Khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc gửi yêu cầu đến phòng kinh doanh; phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, thương lượng và yêu cầu ký hợp đồng cung cấp gas; bộ phận quản lý kho kiểm tra số lượng gas tồn kho và báo cáo lại cho phòng kinh doanh; phòng kinh doanh gửi đơn đặt hàng đến Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam; sau khi đơn hàng được chấp thuận, gas được vận chuyển đến Tổng kho Thượng Lý; khi giao hàng, khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc nợ lại; kế toán ghi nhận thanh toán qua chứng từ nhận tiền hoặc chuyển khoản; chứng từ được lưu trữ và cập nhật vào sổ thanh toán; đối với khách hàng trực thuộc (đại lý, cửa hàng), phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn GTGT; báo cáo định kỳ hàng tháng hoặc quý, hoặc khi Ban Giám đốc yêu cầu, sẽ được phòng kinh doanh tổng hợp về số lượng gas nhập xuất, tồn kho, thống kê loại gas bán chạy và báo cáo lên Ban Giám đốc; bộ phận kế toán báo cáo về số tiền thu chi và các khoản nợ của khách hàng; khách hàng trả lại vỏ bình gas cho công ty, có thể trực tiếp hoặc qua lái xe, phòng kinh doanh viết phiếu nhận vỏ và gửi lại Tổng kho Thượng Lý. Tóm lại, quy trình hiện tại bao gồm các giai đoạn đặt hàng, kiểm tra kho, nhập hàng, xuất hàng, vận chuyển, thanh toán và báo cáo. Việc quản lý dựa nhiều vào thủ công, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình.

Phần này tập trung vào việc phân tích các yêu cầu của hệ thống quản lý phân phối gas. Dữ liệu được thu thập từ việc mô tả các hoạt động hiện tại của Petrolimex Gas, bao gồm quy trình đặt hàng, kiểm tra kho, nhập xuất hàng, vận chuyển, thanh toán và báo cáo. Mục tiêu của phân tích là xác định các vấn đề tồn tại trong quy trình hiện tại, ví dụ như việc quản lý thủ công gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát. Phân tích giúp xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống mới, bao gồm các tính năng cần thiết để hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn. Việc sử dụng phương pháp phân tích cấu trúc, với việc chia nhỏ các vấn đề lớn thành các phần nhỏ hơn, giúp đơn giản hóa quá trình phân tích và thiết kế. Kết quả của quá trình phân tích này sẽ là cơ sở để thiết kế hệ thống quản lý phân phối gas mới, hiệu quả hơn.

Dựa trên kết quả phân tích, phần này trình bày thiết kế hệ thống quản lý phân phối gas. Thiết kế hệ thống được thực hiện theo phương pháp cấu trúc, sử dụng mô hình thực thể-quan hệ (E-R) để mô tả các thực thể và mối quan hệ trong hệ thống. Các thực thể chính bao gồm khách hàng, đơn đặt hàng, sản phẩm (gas và vỏ bình), kho, nhân viên, và các thực thể khác liên quan. Mỗi thực thể có các thuộc tính mô tả các đặc điểm của nó, và các mối quan hệ giữa các thực thể phản ánh các sự kiện trong thực tế. Thiết kế bao gồm việc xác định cơ sở dữ liệu, lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) phù hợp, và thiết kế giao diện người dùng. Theo tài liệu, hệ thống sử dụng SQL Server làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu và Visual Basic .NET (VB.NET) cho việc phát triển ứng dụng. Thiết kế tập trung vào việc cung cấp các chức năng quản lý toàn diện, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, quản lý kho, quản lý vận chuyển, quản lý thanh toán và báo cáo. Mục tiêu là tạo ra một hệ thống dễ sử dụng, hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của Petrolimex Gas.

Sau khi hoàn thành giai đoạn thiết kế, hệ thống quản lý phân phối gas được cài đặt. Quá trình cài đặt bao gồm việc thiết lập cơ sở dữ liệu trên SQL Server, cấu hình các thông số cần thiết và cài đặt ứng dụng được phát triển bằng Visual Basic .NET (VB.NET). Việc cài đặt cần đảm bảo rằng hệ thống hoạt động ổn định và tương thích với phần cứng và phần mềm hiện có. Chi tiết về quá trình cài đặt, bao gồm các bước cụ thể và các vấn đề gặp phải trong quá trình cài đặt (nếu có), không được đề cập cụ thể trong đoạn văn bản cung cấp. Tuy nhiên, việc đề cập đến việc sử dụng VB.NET cho thấy ứng dụng được xây dựng trên nền tảng .NET Framework, và việc sử dụng SQL Server cho thấy hệ thống có khả năng quản lý một lượng lớn dữ liệu.

Sau khi cài đặt, hệ thống được thử nghiệm với một số dữ liệu để kiểm tra tính chính xác và hiệu quả. Quá trình thử nghiệm bao gồm việc kiểm tra chức năng của từng module, từ quản lý đơn đặt hàng đến báo cáo. Kết quả thử nghiệm cho thấy hệ thống hoạt động thông suốt và cho ra kết quả chính xác. Tuy nhiên, tài liệu cũng thừa nhận rằng kết quả còn hạn chế và cần được cải thiện hơn nữa. Các bài kiểm thử cụ thể, dữ liệu thử nghiệm, và kết quả chi tiết của quá trình thử nghiệm không được đề cập trong văn bản cung cấp. Sự hạn chế về kết quả cho thấy cần phải có thêm các giai đoạn thử nghiệm sâu hơn và tinh chỉnh hệ thống để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả tối ưu trước khi đưa vào sử dụng thực tế.