Tin học cơ bản: Giới thiệu & ứng dụng

Phần này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc biểu diễn thông tin trong máy tính. Tất cả thông tin, dù là văn bản, số liệu, âm thanh hay hình ảnh, đều được chuyển đổi thành dạng số nhị phân (binary numbers) để máy tính có thể xử lý. Điều này xuất phát từ đặc tính vật lý của các linh kiện điện tử trong máy tính, chỉ có hai trạng thái: có điện (1) và không có điện (0). Do đó, hệ số nhị phân trở thành ngôn ngữ cơ bản để máy tính hiểu và thao tác với thông tin. Việc chuyển đổi các dạng dữ liệu khác nhau sang dạng số nhị phân là một bước quan trọng trong quá trình xử lý thông tin tự động, là nền tảng của khoa học máy tính (tin học) hiện đại. Hiểu được cách thức biểu diễn này là chìa khóa để nắm bắt hoạt động cơ bản của máy tính và các hệ thống thông tin.

Phần này tập trung vào bảng mã ASCII (American Standard Code for Information Interchange), một bảng mã chuẩn được sử dụng rộng rãi để biểu diễn các ký tự. Tầm quan trọng của việc sử dụng một bảng mã chuẩn được nhấn mạnh để đảm bảo khả năng tương tác giữa các máy tính và các thành phần của hệ thống. Mỗi ký tự được gán một mã số nhị phân duy nhất theo bảng mã ASCII. Tuy nhiên, đoạn văn bản cũng đề cập đến việc mỗi quốc gia có thể tự thiết kế bảng mã riêng nhưng điều này sẽ gây ra khó khăn về khả năng tương thích giữa các hệ thống máy tính. Do đó, việc thống nhất sử dụng một bảng mã chuẩn như ASCII là điều thiết yếu cho sự phát triển và tích hợp của các hệ thống máy tính toàn cầu. Hiểu về ASCII giúp chúng ta hiểu hơn về cách máy tính lưu trữ và xử lý văn bản.

Phần này phân tích sự khác biệt và chức năng của bộ nhớ trong (internal memory) và bộ nhớ ngoài (external memory). Bộ nhớ trong, hay còn gọi là bộ nhớ chính (main memory), là bộ nhớ hoạt động trực tiếp với CPU, có tốc độ truy xuất dữ liệu nhanh nhưng dung lượng hạn chế. Nó bao gồm RAM (Random Access Memory) cho phép đọc và ghi dữ liệu tạm thời và ROM (Read Only Memory) chỉ cho phép đọc dữ liệu cố định, thường là các chương trình khởi động. Ngược lại, bộ nhớ ngoài, hay còn gọi là bộ nhớ phụ, có dung lượng lớn hơn nhiều nhưng tốc độ truy xuất chậm hơn. Các thiết bị như đĩa cứng (hard disk) và đĩa mềm (floppy disk) là ví dụ điển hình của bộ nhớ ngoài. Thông tin trên bộ nhớ ngoài được lưu trữ lâu dài, ngay cả khi mất điện. Sự kết hợp giữa bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài tạo nên hệ thống lưu trữ dữ liệu toàn diện và hiệu quả cho máy tính. Hiểu rõ sự khác biệt này rất quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của hệ thống.

Phần này mô tả cách thức tổ chức dữ liệu trên bộ nhớ, đặc biệt là trên bộ nhớ ngoài. Đoạn văn bản giới thiệu khái niệm về tệp (file) như là đơn vị lưu trữ dữ liệu cơ bản trên hệ điều hành. Mỗi tệp có tên riêng gồm hai phần: tên chính và phần mở rộng (phần đuôi), phân cách nhau bởi dấu chấm. Phần mở rộng thường chỉ định loại tệp. Ví dụ, phần mở rộng .PAS chỉ định tệp chương trình Pascal. Đoạn văn cũng đề cập đến cách thức tổ chức dữ liệu trên đĩa từ, chia thành các đường tròn đồng tâm (track) và các cung (sector), mỗi cung có dung lượng nhất định (thường là 512 byte). Việc hiểu rõ về cấu trúc tệp và cách tổ chức dữ liệu trên bộ nhớ là cơ sở để quản lý và truy xuất thông tin hiệu quả. Hiểu biết này cần thiết cho bất kỳ người sử dụng máy tính nào.

Đoạn văn bản giới thiệu Microsoft PowerPoint là một chương trình tạo bản thuyết trình dạng slide được sử dụng rộng rãi trên thế giới. PowerPoint là thành phần của bộ Microsoft Office, bao gồm các phần mềm khác như Word, Excel, Access và FrontPage. Phiên bản Office 2007 là phiên bản mới nhất được đề cập, nhưng Office XP và Office 2003 được sử dụng phổ biến hơn. Tài liệu tập trung vào việc hướng dẫn sử dụng PowerPoint 2003. Sự phổ biến của PowerPoint cho thấy tầm quan trọng của việc tạo các bản thuyết trình hiệu quả trong nhiều lĩnh vực, từ giáo dục đến kinh doanh. Hiểu về PowerPoint giúp người dùng trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn.

Phần này hướng dẫn cách tạo slide trong PowerPoint. Văn bản được nhập vào các hộp văn bản (text box) trên slide. Số lượng text box sẵn có phụ thuộc vào cấu trúc khung slide được chọn. Người dùng có thể thêm text box tùy ý bằng công cụ Text Box trong thanh công cụ Drawing. Slide được định dạng theo các đề mục, và ký tự đầu đề mục có thể tùy chỉnh (dấu +, -, số...). Việc định dạng này giúp tổ chức thông tin trên slide một cách logic và dễ hiểu. Ngoài văn bản, người dùng có thể chèn thêm các đối tượng khác như hình ảnh, âm thanh (Sound from File), và biểu đồ (Chart). PowerPoint cung cấp nhiều tùy chọn để tạo ra các bản trình bày trực quan và sinh động, giúp truyền tải thông tin hiệu quả hơn.

Phần này giải thích cách lưu trữ tệp PowerPoint. Người dùng có thể lưu tệp với tên khác (Save As) mà không làm mất tệp gốc. Loại tệp PowerPoint Show (*.pps) chỉ dành cho trình chiếu, không cho phép chỉnh sửa hay in ấn. Việc quản lý tệp hiệu quả giúp người dùng dễ dàng truy cập và sử dụng lại các bản thuyết trình đã tạo. Khả năng lưu trữ với nhiều định dạng khác nhau giúp người dùng có sự lựa chọn phù hợp với mục đích sử dụng. Đây là một kiến thức cần thiết để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong công việc.

Phần này tập trung vào các chế độ xem trong PowerPoint. Chế độ xem thông thường (Normal View) cho phép tạo, xem và sửa slide. Cửa sổ được chia thành ba phần: xem tổng quan slide, phóng to slide để chỉnh sửa, và nhập chú thích. Slide Master và Title Master cho phép tùy chỉnh font chữ, cỡ chữ, màu chữ, và chèn ảnh, biểu tượng cho tất cả slide. Những thay đổi này sẽ được áp dụng đồng nhất. Ngoài ra, phần này còn hướng dẫn tạo Header (phần trên cùng) và Footer (phần dưới cùng) cho slide và handout (trang in nhiều slide). Việc sử dụng các chế độ xem và các chức năng này giúp người dùng tạo ra các bản thuyết trình chuyên nghiệp và nhất quán.

Phần này hướng dẫn cách nhập dữ liệu vào bảng tính Excel. Để nhập dữ liệu vào một ô, người dùng di chuyển con trỏ đến ô đó, nhập dữ liệu và nhấn Enter hoặc Tab. Excel hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu khác nhau. Một điểm đáng chú ý là khi nhập dữ liệu ngày tháng, người dùng nên kiểm tra và thiết lập lại hệ thống ngày trong Windows để đảm bảo thứ tự ngày/tháng/năm phù hợp với thói quen sử dụng. Ngoài ra, phần này cũng đề cập đến việc định dạng dữ liệu trong ô, bao gồm định dạng số (Number), định dạng đường viền, căn chỉnh dữ liệu, định dạng font chữ, tô nền ô, và bảo vệ dữ liệu. Định dạng dữ liệu giúp hiển thị thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu hơn, ví dụ như định dạng số tiền, ngày tháng, v.v… Khả năng định dạng đa dạng giúp người dùng tùy chỉnh bảng tính sao cho phù hợp với mục đích sử dụng. Việc hiểu rõ cách nhập và định dạng dữ liệu là bước đầu tiên quan trọng để làm việc hiệu quả với Excel.

Phần này giải thích cách sử dụng công thức và hàm trong Excel để thực hiện tính toán và phân tích dữ liệu. Công thức được nhập vào trọn vẹn trong một ô và kết quả sẽ hiển thị trên ô đó. Để xem lại công thức, người dùng có thể sử dụng phím F2. Excel thực hiện các phép toán theo thứ tự ưu tiên, và người dùng có thể sử dụng dấu ngoặc tròn để điều chỉnh thứ tự tính toán. Hàm trong Excel có tên và đối số, được sử dụng trong công thức để thực hiện các tính toán phức tạp hơn. Ví dụ, hàm NOW() trả về thời gian hiện tại. Hàm VLOOKUP được giới thiệu chi tiết, cho phép tra cứu dữ liệu trong một bảng dựa trên một giá trị cụ thể. Hàm này có các đối số như cột lấy dữ liệu, độ chính xác (TRUE cho phép tra cứu gần đúng, FALSE cho tra cứu chính xác), và bảng tra cứu. Hiểu biết về công thức và hàm là yếu tố then chốt để khai thác tối đa sức mạnh phân tích của Excel.

Phần này hướng dẫn một số thao tác cơ bản với ô và miền ô trong Excel. Chọn miền ô (bôi đen miền) có thể thực hiện bằng chuột hoặc bàn phím. Sao chép dữ liệu có thể thực hiện bằng cách kéo chuột đến fill handle hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+C và Ctrl+V. Có những phương pháp sao chép nhanh giữa các miền gần nhau bằng cách giữ phím Ctrl khi kéo chuột. Ngoài ra, người dùng có thể xóa nội dung trong ô, bao gồm xóa dữ liệu, định dạng, và chú thích. Việc hiểu rõ các thao tác này là nền tảng để làm việc hiệu quả với bảng tính. Những kỹ năng này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc khi xử lý dữ liệu trên Excel. Thao tác với ô và miền ô là những kỹ năng cơ bản nhưng quan trọng trong việc sử dụng Excel.

Phần cuối cùng giới thiệu về việc tìm kiếm dữ liệu trong Excel, sử dụng hai phương pháp: Tìm kiếm tự động (AutoFilter) và Tìm kiếm nâng cao (Advanced Filter). AutoFilter dễ sử dụng nhưng chỉ phù hợp với các điều kiện đơn giản. Advanced Filter phức tạp hơn nhưng cho phép tìm kiếm với các điều kiện phức tạp hơn. Việc xác định điều kiện tìm kiếm dựa trên giá trị của một hoặc nhiều trường dữ liệu. Trong tìm kiếm tự động, các điều kiện được kết hợp theo phép “và”. Để giữ lại kết quả tìm kiếm, người dùng nên sao chép dữ liệu trước khi khôi phục lại bảng dữ liệu ban đầu. Hiểu rõ các phương pháp tìm kiếm giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tìm thấy thông tin cần thiết một cách hiệu quả. Đây là kỹ năng cần thiết cho việc xử lý và phân tích dữ liệu lớn trong Excel.

Phần này tập trung vào việc gõ tiếng Việt trên máy tính. Đoạn văn bản chỉ ra rằng có nhiều chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt, nhưng phổ biến nhất là phương pháp Telex. Phương pháp Telex được đánh giá là thuận tiện, dễ nhớ và đảm bảo chính tả tiếng Việt, khắc phục những lỗi gõ dấu không đúng chính tả đã trở thành thói quen. Việc sử dụng các chương trình hỗ trợ gõ tiếng Việt như Vietkey2000 và Unikey được đề cập. Ngoài ra, tài liệu cũng nhắc đến hai loại phông chữ tiếng Việt đang được sử dụng phổ biến là ABC và Unicode. Việc lựa chọn phương pháp và phần mềm gõ tiếng Việt phù hợp là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong việc soạn thảo văn bản tiếng Việt trên máy tính. Hiểu biết về phương pháp Telex là nền tảng để người dùng có thể gõ tiếng Việt chính xác và nhanh chóng.

Phần này đề cập đến tầm quan trọng của bảng mã chuẩn trong việc biểu diễn ký tự trên máy tính. Tài liệu giải thích rằng về nguyên tắc, mỗi quốc gia có thể tự thiết kế bảng mã riêng, nhưng điều này sẽ gây ra sự không tương thích giữa các máy tính và thậm chí giữa các bộ phận của cùng một máy tính khi kết nối với nhau. Do đó, việc sử dụng chung một bảng mã chuẩn là điều cần thiết. Bảng mã ASCII (American Standard Code for Information Interchange) được nêu ra như là bảng mã chuẩn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Sự tồn tại của các bảng mã chuẩn giúp đảm bảo khả năng tương tác giữa các hệ thống máy tính khác nhau và tạo nên sự thống nhất trong việc xử lý và truyền tải thông tin. Hiểu về bảng mã ASCII là kiến thức cơ bản trong lĩnh vực tin học.